Повестка дня

Пример повестки дня показан на рис. 9.13. Пункт 2 повестки дает возможность исправить в протоколе прошедшего совещания неправильно воспроизведенные решающие детали. Пункты 3 и 4 суть важная помощь при контроллинге согласованных задач. Часто вместе с повесткой дня рассылаются также документы, влияющие на принятие решений.

Протокол

Чтобы документировать принятые на формальном сове­щании решения и чтобы наметки согласованных действий не исчезли бесследно, после каждого формального совеща­ния составляется протокол (рис. 9.14). Его важнейшей час­тью являются решения, кто., что, когда, где, как, может быть, с кем делает, а также соответствующие сроки. Рекоменду­ется в начале протокола указать задачи или намеченных ис­полнителей (New business). Протоколы следует составлять и раздавать как можно раньше. Это дает возможность учас­тникам совещания на основе еще свежих воспоминаний заб­лаговременно указать на возможные ошибки. Протокол дол­жен быть подписан секретарем совещания или, при различ­ных интересах, представителями всех заинтересованных сторон. Чаще всего протокол содержит также указания о вре­мени следующего совещания.