Постановка документа на контроль

Постановка документа на контроль включает в себя следующие этапы:

ü назначение контролера по документу;

ü назначение даты завершения обработки документа.

Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:

1. Постановка документа на контроль. Назначение контролера по документу и контрольных сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа по маршруту:

ü исполнение поручений или согласований;

ü создание отчетов об исполнении поручений;

ü снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);

ü отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).

4. Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие операции:

ü создавать новые поручения или согласования;

ü прерывать исполнение поручений или согласований;

ü снимать поручения с контроля (как после выполнения, так и досрочно);

ü возвращать поручения исполнителю на доработку;

ü изменять сроки поручений или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

ü имя исполнителя поручения;

ü текст задания;

ü контрольную дату исполнения;

ü фактическую дату выполнения поручения;

ü право редактирования документа.

Исполнителями поручения могут быть несколько сотрудников. При этом один из них обязательно является ответственным исполнителем — на него возложена основная ответственность за исполнение поручения. Остальные сотрудники называются соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве исполнителей других сотрудников организации.

Если в качестве исполнителя указан один сотрудник, то он считается ответственным исполнителем по поручению.

Если сотрудник не является контролером, он может редактировать только поручения, созданные им самим.

Под согласованием понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с принятием решения по документу: одобрить его или отклонить. Согласование включает в себя:

ü имя исполнителя;

ü текст задания;

ü контрольную дату исполнения;

ü фактическую дату выполнения;

ü право изменения документа.

Предусмотрены следующие типы поручений и согласований: поручение или согласование верхнего уровня;

Поручения или согласования могут быть связаны последовательностью исполнения – маршрутом прохождения документа. В такой цепочке поручение или согласование автоматически вступает в силу после снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;

Подпоручение (поручение по поручению) или дочернее согласование — поручение или согласование, создаваемое ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения или согласования.

Поручения и согласования отображаются в контрольной карточке документа. Пользователь, который создал поручение или контролирует его исполнение, может изменять в нем текст, сроки исполнения и список исполнителей.