Настройка уведомлений

Содержание задачи: уведомления являются средством взаимодействия пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот при совместной работе с документами. Уведомления подобны сообщениям электронной почты (e-mail), отличаясь тем, что рассылаются автоматически самой системой в соответствии с выполненными настройками. Другое отличие состоит в том, что для доставки уведомлений используется не почтовый сервис Internet, а встроенная почтовая служба системы ЕВФРАТ- Документооборот, и поэтому круг доступных адресатов ограничен зарегистрированными пользователями системы. Настройка уведомлений заключается в определении, какие именно уведомления и в какие сроки будут рассылаться пользователям. Выбранная настройка распространяется на всю систему в целом и не может быть изменена выборочно для отдельных документов или потоков документов, поэтому администратору следует осуществить настройку таким образом, чтобы она была пригодна для всех случаев.

Последовательность выполнения:

ü в программе Администратор перейдите на вкладку Настройка системы

ü для сотрудника, выполняющего обязанности контролера, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении контролирующим исполнение какого-либо документа, О снятии с контроля всех поручений по документу в случае, когда все поручения по подконтрольному документу выполнены, О снятии документа с контроля при завершении исполнения документа, если контролер принимает решение о том, что все поручения по документу выполнены, О назначении исполнителя поручений по подконтрольному документу, О готовности поручения к снятию с контроля при его выполнении исполнителем, О завершении поручения, означающего, что поручение выполнено и снято с контроля, О возврате поручения на контроль в случае, когда контролер не удовлетворен качеством исполнения поручения исполнителем и возвращает поручение на исполнение, О назначении согласующего при проведении согласований по подконтрольному документу, О результатах согласования по документу с информацией, утвержден он или отклонен. Для выполнения операции укажите соответствующие виды уведомлений в списке в левой части окна, используя левую кнопку мыши и удерживая клавиши Ctrl или Shift.

ü для сотрудника, выполняющего обязанности контролера, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков исполнения документа: Никогда, Один раз при наступлении срока, в заданные дни до, при наступлении и по истечении сроков исполнения документа (соответственно отрицательные числа, ноль и положительные числа) или количество отсылаемых уведомлений до и после истечения сроков исполнения документа;

ü для сотрудника, исполняющего поручение по обработке документа, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении исполнителем поручения, О снятии поручения с контроля контролером или создателем поручения, О возвращении поручения на контроль после заявления исполнителя о завершении работы над поручением. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании видов уведомлений для контролера; для сотрудника, исполняющего поручение по обработке документа, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков исполнения поручений по документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании сроков рассылки уведомлений для контролера;

ü для сотрудника, участвующего в согласовании документа, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении согласующим по указанному документу, Об отмене согласования по указанному документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании видов уведомлений для контролера;

ü для сотрудника, участвующего в согласовании документа, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков согласований по документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании сроков рассылки уведомлений для контролера;

ü для определения фактического срока исполнения поручения следует указать, какое событие является признаком завершения работы: Заявка исполнителя о готовности документа или Снятие поручения с контроля.