Если звонит секретарь, необходимо придерживаться следующих правил:
1. Следует тщательно подготовиться к телефонному разговору: определить цель звонка; собрать необходимые документы, материалы; уточнить факты, даты, имена, фамилии, адреса, номера телефонов, которые могут понадобиться; составить перечень вопросов, которые следует выяснить; записать основные положения предстоящего разговора, чтобы не упустить важные моменты в процессе разговора.
2. Надо определить оптимальное время для телефонного звонка. Оно должно быть удобным для собеседника и приемлемым для секретаря. Надо подумать и о том, когда проще дозвониться к абоненту. Считается, что лучшее время для деловых звонков – с 9 до 10 часов.
3. Добившись соединения по телефону с нужным абонентом, необходимо поздороваться и представиться (назвать фамилию, должность, место работы), выяснить наличие или отсутствие адресата. если трубку снял секретарь, то надо поздороваться, представиться, кратко изложить причину звонка.
|
|
4. Если при соединении произошла ошибка, необходимо извиниться, а не молча вешать трубку.
5. Если человека, которому осуществляется звонок, не оказалось на месте, необходимо попросить передать, что ему звонили, и сообщить, когда и по какому телефону ему можно связаться со звонившим в ближайшее время.
6. Если предстоит долгий разговор, нужно спросить у собеседника, располагает ли он достаточным временем, и если нет, перенести разговор на другой день или час, который устраивает обе стороны.
7. Делая повторный звонок по какому-либо вопросу, необходимо обязательно назвать себя и напомнить содержание предыдущего разговора.
8. Когда у абонента телефон непрерывно занят и до него не удается дозвониться сразу, а вопрос, который надо обсудить, не терпит отлагательства, то рекомендуется использовать самый простой способ – набирать нужный номер непрерывно, по возможности без пауз.
9. Считается не этичным звонить на квартиру после 22 часов и до 9 часов утра. Если чрезвычайные обстоятельства вынуждают это сделать, необходимо обязательно попросить извинения и назвать веские причины звонка.
10. Не принято звонить домой незнакомым людям. В случае необходимости такого звонка следует объяснить, откуда у звонящего номер телефона, по чьей рекомендации вы обращаетесь.