Телефонограмма

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Прием и передача телефонограмм ведутся в журнале или в организации есть специальный бланк. Но в практике встречаются и упрощенный вариант: реквизиты телефонограммы заполняются на чистом листе бумаги.

Форма журнала входящих телефонограмм

№ п/п

Регистрационный номер

Адресат

Текст телефонограммы

Кому передан текст телефонограммы

Решение руководителя

Возможные и необходимые действия секретаря

Примечания

Форма журнала исходящих телефонограмм

№ п/п

Регистрационный номер

Адресат

Текст телефонограммы

Кто принял текст телефонограммы

Кто передал

Кого информировать

Примечания

Текст телефонограммы записывается секретарем и лично передается руководителю.

Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с пазами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются.

Наименование учреждения – автора Адресат

Должность, инициалы, фамилия Должность, инициалы, фамилия

лица, предавшего телефонограмму, лица, принявшего телефонограмму,

номер его телефона номер его телефона, время приема телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА

дата №_________

текст телефонограммы (не более 50 слов)

Должность лица, подписавшего телефонограмму

или от имени которого телефонограмма передается подпись

Литература:

1. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо: Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 / М.И. Басаков. – Ростов н/Д, 2005.

2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. – М., 2000.

3. Секретарское дело: Образцы документов, организация и технология работы / В.В. Галахов и др.; Под ред. И.К. Корнеева. – М., 2007.

4. Стенюков, М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. – М., 1999.

Задания по секретарскому:

Проанализируйте следующие разговоры:

«Алло... Одну минуту, сейчас я его позову. Вы очень удачно выбрали время для звонка, он как раз на месте... (В сторону.) Вла­димир Николаевич, это вас... (Снова в трубку.) Я пригласил Вла­димира Николаевича, он уже подходит... Не стоит благодарнос­ти... Передаю ему трубку, до свидания».

«Владимира Николаевича? А он вам действительно нужен? Может быть, вам только кажется... А я не могу его заменить? Ве­зет Владимиру Николаевичу! Ну что же, вынужден передать трубку этому счастливчику...»

«Владимира Николаевича? А кто его спрашивает?»

- Да.

- Здравствуйте!

- Да!

- Это Таня?

- Да.

- Это Саша Скворцов. Так мы встречаемся вечером, как договорились?

- Это не Таня, это Валя.

- Но я же спрашивал Таню.

- Ну, значит, я не поняла. А Таня сегодня не работает.

Тема 2. Факсимильная связь

В последнее время в деловых контактах все больше использу­ется факс как средство связи, позволяющее существенно сэконо­мить время.

В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимиль­ных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляется точно таким же образом, как и при обычной телефо­нии. В зависимости от количества поступающей и отправляемой корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдель­ный телефонный канал, либо используют один и тот же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, пере­ключая режим работы аппарата.

Факсимильный аппарат содержит телефон, устройства считыва­ния и воспроизведения оптического изображения и ряд других вспо­могательных узлов, объединенных в одном корпусе. Многие элемен­ты считывающего и воспроизводящего устройств являются общими. Основными самостоятельными частями являются блок считывания оптического изображения и блок переноса принятого изображения на бумагу. Система, обеспечивающая электронную передачу обыч­ного текста, чертежей, фотографий и пр., должна обеспечивать ска­нирование документа на передающей стороне, преобразование ин­формации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на приемной стороне дубликата - факсимиле - исходного документа. В состав любого телефакса входит сканер для считывания документа, модем, переда­ющий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обыч­ной бумаге. В платах факс-модемов такие узлы, как сканер и прин­тер, отсутствуют. Информация представлена только в «электронном» виде.

Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компью­тером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих необходимое преобразование форматов. Использование факс-моде­ма позволяет применить для подготовки, приема и передачи сооб­щений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предус­матривает соединение и набор заданного номера абонента, архиви­рование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адре­сов, отправление в заданное время, автоответ и др. Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз­можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключает­ся в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит скани­рующее устройство, обеспечивающее считывание любого контраст­ного изображения с листа бумаги, а плата — только передачу изобра­жений или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компью­тера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать лишь при включенном состоянии последнего.

Переписка по факсу.

В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы. Бланк должен выглядеть так: в верхней его части размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в са­мом низу по всей длине строки - адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (Facsimile message). Далее страница оформляется примерно так:

Первый вариант

Date: Time: To: Fax no: Company:
Number of pages including cover
If you do not receive all the pages
please call _____________ or fax

Это означает (слева направо):

- дата (день, месяц, год отправки сообщения), время отправле­ния сообщения;

- кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, ком­пания, которую он представляет;

- традиционная формула «количество страниц сообщения, включая первую страницу» - здесь ставится прочерк, который заполняется от руки только после того, как послание составлено полностью и подписано, «если вы не получили все страницы со­общения, пожалуйста, позвоните по телефону... (далее вы вписы­ваете свой номер телефона) или передайте по факсу...» (впишите номер используемого вами факса).

После этого пишете слово Comments: (комментарии) и далее текст.

Второй вариант

From _________________ Date _________________

Location our fax Number of pages (including cover sheet)
To:Company / Department

Message:,

Это означает:

- от кого (имя и фамилия);

- дата передачи сообщения;

- месторасположение (адрес);

- наш факс (номер вашего телефакса);

- количество страниц сообщения, включая первую страницу
(здесь все так же, как в первом варианте);

- кому (имя и фамилия адресата), компания (учреждение);

- само послание.

Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать - будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с пер­вого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ставить не надо. Если вы направляете ответное послание, вначале поблагода­рите адресата - достаточно одной фразы.

Кадровое делопроизводство

Новые лекции