Бланки документов

Управленческие документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время изготовления документа, повышает его качество и культуру ДОУ в целом. Бланк документа – это лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенной постоянной информацией (обязательными реквизитами) об организации-авторе документа и местом, отведенным для переменной информации. Конкретный набор этих реквизитов определяется разновидностью документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа. Рекомендуемые шрифты – типографские, размером от 6 до 16 кегля. Реквизит «наименование организации» может быть выполнен рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Бланки могут быть выполнены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютера. Реквизит «текст» печатается шрифтом, максимально приближенным к шрифту печатной машинки.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение постоянной информации (обязательных реквизитов). Вариант бланка с угловым расположением обязательных реквизитов – в левой верхней части листа стандартного формата - является наиболее экономичным по использованию площади листа. Допускается в целях экономии площади листа с продольным расположением обязательных реквизитов (вдоль верхнего поля листа стандартного формата) располагать на нижнем поле бланка номера телефонов, факсов, банковские реквизиты.

Для организаций, ее структурных подразделений и должностных лиц установлены следующие виды бланков документов: бланк письма; общий бланк; бланк конкретного вида документов.

Бланк письма содержит следующие постоянные реквизиты: герб или эмблему (только зарегистрированную) организации, наименование вышестоящей организации, наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП; для таких реквизитов как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляются специальные отметки; может иметь также реквизиты код организации и код формы документа; кроме всего этого специальными отметками (уголками) могут быть отмечены поля и места расположения таких реквизитов как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. Слова «Письмо», «Деловое письмо», «Сопроводительное письмо», «Коммерческое предложение» и т.п. не указываются, так как письма всегда изготавливаются на бланке письма и применение вышеуказанных слов для обозначения вида документа являлось бы дублированием информации. Бланк письма подписывает только руководитель организации.

Общий бланк используется для всех остальных документов организации и отличается от бланка письма тем, что вместо справочных данных об организации содержит реквизит «место составления или издания документа» и не содержит реквизитов «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» и «код формы документа».

Бланк вида документа представляет собой общий бланк с указанием наименования вида документа (Приказ, Акт, Протокол и т.д.) и «кода формы документа» (ниже наименования организации).

Бланк должностного лица – это общий бланк организации с указанием наименования должности (ниже наименования организации).

Бланк структурного подразделения – это общий бланк организации с указанием наименования подразделения (ниже наименования организации).

Существует также бланк на двух языках, который применяется как для переписки с иностранными корреспондентами (бланк письма), так и для бланков организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком национальный язык в качестве государственного. В этом случае реквизиты «справочные данные», «наименование организации» и «место издания документа» печатают на двух языках на одном уровне продольного бланка. Если бланк организации составлен на нескольких языках, то надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

При изготовлении бланков не допускается:

- размещение на бланке только сокращенного наименования организации-автора документа и отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме

- составление бланка на двух языках с различной информацией об организации-авторе документа на каждом из языков

- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему

- несоответствие данных об организации-авторе данным государственной регистрации

- произвольное расположение реквизитов бланка

- размещение дополнительных элементов (художественных, графических)

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров (кроме совместных предприятий)

Особенности требований к составлению и оформлению управленческих документов и правовых актов в федеральных органах Исполнительной власти РФ, на которые должны ориентироваться и органы местного самоуправления, изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, подготовленной на основе ГОСТ Р 6.30-2003 Министерством культуры РФ в 2006 году (Разделы I и II). С этой инструкцией следует познакомиться самостоятельно. В конкретном федеральном органе исполнительной власти на основе этой Типовой инструкции, а также регламента его деятельности и других нормативно-методических документов создается индивидуальная инструкция по делопроизводству, включающая раздел по офорпмлению документов.

Таким образом, создание документа предполагает: знание основных этапов процесса сбора информации по решаемому вопросу; умение выбрать вид документа, соответстветствующий основной управленческой задаче; умение грамотно составить текст документа; навыки по его оформлению на бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. 30-2003, а для федеральных и местных органов исполнительной власти – в соответствии с индивидуальной инструкцией по делопроизводству, подготовленной на основе соответствующих типовых документов.