2015-07-14
724
1. Внедрение системы наблюдения за выполнением плана основанной на принципах управления в бюджетировании.
В процессе бюджетирования реализуются не только функции планирования целевых показателей деятельности предприятия, но и функции контроля – наблюдение за выполнением плана и выявление возникших отклонений.
Планирование в самом общем виде – это описание задач, проектирование возможных результатов и выбор путей их достижения. Контроль – это действие, которое способствует выполнению запланированных решений и представлению оценки, обеспечивающей обратную связь.
Планирование и контроль тесно взаимодействуют, поскольку контроль не может осуществляться без наличия плана или хотя бы системы целей. В то же время отсутствие оценки степени выполнения планов сводит на нет все достоинства планирования.
Бюджеты и сметы используются для многих целей: не только способствуют планированию и координированию экономической деятельности, информируют о ней руководящий и управленческий персонал, но и служат средством контроля и стимулирования, основой оценки эффективности деятельности руководящего персонала. Иными словами, бюджеты могут быть использованы в качестве инструмента финансового контроля.
Для создания эффективно действующей системы контроля необходимо:
– выявить те сферы деятельности, где будет осуществлен тщательный контроль;
– установить стандарты деятельности;
– создать систему сбора информации о деятельности;
– сравнить результаты деятельности со стандартами;
– принять меры по корректировке нежелательных отклонений.
На основе такой системы контроля руководители должны:
– определить, какие из подразделений нуждаются в улучшении деятельности, и отразить это в количественных показателях на основе сравнения с имеющимися стандартами;
– обеспечить получение руководителями каждого подразделения информации о показателях деятельности;
– незамедлительно отреагировать на высокие достижения в виде поощрения руководителей этих подразделений;
– организовать помощь отстающим подразделениям;
– сделать эту процедуру систематической;
– при неоднократном повторении высоких показателей у одних и тех же подразделений ввести систему сравнений за более продолжительный период времени;
– ввести отчет по всем сферам деятельности;
– обеспечить оперативное управление приоритетами, чтобы не было игнорируемых сфер деятельности.
Цель бюджетного контроля – совершенствование процесса принятия управленческих решений. Основным критерием при выборе контрольной системы, в соответствии с ее целью, является эффективность. Эффективность характеризует взаимосвязь между затраченными ресурсами и достигнутыми результатами, а результативность – это мера достижения поставленной цели. Оценка эффективности, в свою очередь, конкретизируется вторичными критериями: целевого соответствия и усилий.
Базой финансового контроля является управление по отклонениям, которое строится на оценке того, насколько предприятие продвинулось к поставленным целям за определенный период. Сравнение бюджетных и фактических результатов означает контроль с обратной связью, а сравнение желаемых результатовс бюджетными – контроль с прямой связью. Для контроля с обратной связью требуется значение фактических результатов, которые будут известны тогда, когда событие произойдет. Поэтому этот вид контроля носит ретроспективный характер. Контроль с прямой связью, наоборот, ориентирован в будущее, его называют управлением с опережающей связью, так как с его помощью даются оценки ожидаемого результата к тому или другому моменту в будущем. Если эти оценки отличаются от запланированных показателей, то предпринимаются действия, направленные на то, чтобы свести возможные различия к минимуму.
Основная цель управления с опережающей связью – установить контроль до того, как возникнут какие-либо отклонения от требуемого результата. Возможные ошибки могут быть предотвращены, если предпринимаются действия.
Для реализации управления с опережающей связью требуется наличие прогнозной модели с достаточно высокой степенью надежности прогнозирования будущих результатов, чтобы при использовании корректирующих мер не ухудшить ситуацию.
Финансовый контроль нацелен главным образом на результаты деятельности, то есть на понесенные затраты и полученные доходы.
В соответствии с этим он строится на следующих принципах:
1. Контролируемое действие должно иметь определенную цель или систему целей.
2. Результаты контролируемого действия должны быть измеримы, чтобы успех в достижении поставленных целей можно было оценить. Для этого обычно используются показатели затрат, выручки, объема выпуска и т.п.
3. В качестве критерия контроля должна быть разработана (или принята) «прогнозная» модель для выявления отклонения достигнутого результата от желаемого и определения путей исправления ситуации.
4. Принятие определенных мер для исправления выявленных недостатков и отклонений.
2. Процесс определения величины отклонений и выявления причин их образования при планировании.
После получения фактических данных проводится их сравнение с плановыми. Разница между фактическими затратами и нормативными или бюджетными (плановыми), называется отклонением. Процесс определения величины отклонений и выявления причин их образования называется анализом отклонений.
При расчете отклонений различают следующие их виды:
– абсолютные отклонения представляют собой разность между плановыми и фактическими параметрами;
– относительные отклонения рассчитываются по отношению к другим (более общим) величинам и выражаются в процентах;
– селективные (выборочные) отклонения предполагают сравнение контролируемых величин в рамках определенного периода (месяца, квартала и т.д.) текущего года с тем же периодом предыдущего года;
– кумулятивные отклонения предполагают исчисление отклонений нарастающим итогом и позволяют оценить степень достижения целей за прошедшие периоды;
– отклонения во временном разрезе определяются на основании сравнения плановых и фактических значений контролируемых параметров, фактических значений планового периода с фактами соответствующего предыдущего периода, а также плановых величин показателей с прогнозными (ожидаемыми) величинами.
Для целей контроля прежде чем анализировать отклонения от бюджетных данных, следует скорректировать данные на соответствующий фактический выпуск. Для этих целей используется гибкий бюджет, также часто называемый переменным бюджетом, который обеспечивает прогнозные данные для разных уровней выпуска в диапазоне релевантности (пределах обычных уровней деятельности). С помощью гибкого бюджета четко обозначается связь между статичным бюджетом и фактическими результатами.
Гибкий бюджет можно использовать как в предплановом, так и в послеплановом периоде. При планировании, предполагающем проработку и анализ различных вариантов, он помогает выбрать оптимальный объем продаж или производства, при анализе в послеплановом периоде – оценить фактические результаты.
Все отклонения аналитики подразделяют на три вида [65]:
– отклонения затрат прямых материалов;
– отклонения прямых трудовых затрат;
– отклонения общепроизводственных расходов.
Отклонения затрат прямых материалов. Общее отклонение затрат прямых материалов (ООзм) определяется как разница между фактическими и бюджетными затратами прямых материалов:
ООзм = (Q 
S) – (Qб Sб), (11.1)
где Q – фактическое количество материалов;
S – фактическая цена материалов;
Qб – бюджетное количество материалов;
Sб – бюджетная цена материалов.
Общее отклонение может быть разложено на две части: отклонение по цене (Оцм) и отклонение по использованию (по количеству) прямых материалов (Окм):
Оцм = (S – Sб) Q. (11.2.)
и
Окм = (Q – Qб) Sб. (11.3.)
В некоторых случаях более дешевые материалы имеют такое низкое качество, что в результате ожидаемые нормы отходов существенно превышаются, создавая при этом неблагоприятное отклонение по использованию материалов.
Отклонения прямых трудовых затрат. Общее отклонение прямых трудовых затрат (ООпз) определяется как разница между фактическими затратами труда и бюджетными затратами труда на произведенные единицы продукции за исключением брака (как окончательного, так и исправимого).
ООпз = (C P) – (Cб Pб), (11.4)
где C – фактические часы;
P – фактическая ставка оплаты труда;
Cб – бюджетные часы;
Pб – бюджетная ставка оплаты труда.
Для оценки выполнения плана руководство хозяйствующего субъекта должно знать, какая часть общего отклонения вызвана изменением затрат рабочего времени (Оот), а какая часть – изменением ставок оплаты труда работников.
Оот = (P – Pб) С. (11.5)
и
Опп = (С – Сб) Рб. (11.6)
Очевидно, что общее отклонение равно сумме двух отклонений, его составляющих.
Отклонения общепроизводственных расходов. Сначала вычисляется общее отклонение общепроизводственных расходов (ОПР), которое определяется как разница между фактическими ОПР, имевшими место, и бюджетными ОПР, начисленными (отнесенными на производимую продукцию) с использованием коэффициентов переменных и постоянных ОПР. Затем общее отклонение подразделяют на две части: контролируемое отклонение ОПР и отклонение ОПР по объему.
Прежде чем находить отклонения ОПР, необходимо вычислить общий бюджетный коэффициент ОПР, который состоит из двух частей. Первая часть – это бюджетный коэффициент переменных ОПР на один час прямого труда. Вторая часть – бюджетный коэффициент постоянных ОПР, который вычисляется делением планируемых постоянных ОПР на количество часов прямого труда за период.
Общее отклонение ОПР (ООопр) вычисляется следующим образом:
ООопр = ОПРф – ОПРб, (11.7)
где ОПРф – фактически понесенные ОПР;
ОПРб – бюджетные ОПР, отнесенные на производимую продукцию (за исключением брака).
Полученное общее отклонение может быть разделено на две составляющие.
Контролируемое отклонение ОПР представляет собой разницу между фактически понесенными ОПР и бюджетными ОПР в расчете на достигнутый уровень производства. Другими словами, сравниваются фактические и бюджетные (запланированные) ОПР для одного уровня производства, что позволяет оценить результаты деятельности подразделений и конкретных менеджеров, не зависящие от изменения уровня производства.
Отклонение ОПР по объему определяется как разница между бюджетными ОПР в расчете на достигнутый уровень производства и ОПР, отнесенными на производимую продукцию по нормативным коэффициентам для переменных и постоянных ОПР.
