Исчисление срока исполнения входящих документов начинается с момента их поступления, а исходящих и внутренних — с момента подписания

Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках в соответствии с количеством исполнителей или сроками исполнения. На карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. Документ считается исполненным лишь в том случае, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Лицо, осуществляющее контроль, периодически просматривает карточки, находящиеся в соответствующей рубрике картотеки. После исполнения документы снимаются с контроля должностным лицом, поставившим его на контроль, и группируются в дела.

Дело представляет собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, и подшиты в отдельную обложку или папку.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный список (перечень) наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается вышестоящей организацией и действует в течение ряда лет, однако, ежегодно уточняется и, если необходимо, перерабатывается и переутверждается. Каждое дело в номенклатуре имеет свой определенный индекс (номер). На каждое перечисленное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на обложке которой указывается наименование учреждения, его структурное подразделение, заголовок, индекс и сроки хранения. В папку вкладываются документы на протяжении года, то есть идет процесс формирования дел. Если появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой, для них необходимо завести самостоятельные дела, а их название внести в номенклатуру дополнительно.

При формировании дел руководствуются следующими правилами:

· документы вкладываются в дело только в одном экземпляре (оригинал);

· группируются документы только за один год (исключая переходящие, служебные и личные дела);

· документы внутри дела располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т.п.;

· документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

· каждое дело не должно содержать более 250 листов; если их более 250, то следует начинать формирование тома (части);

· данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются;

· степень исполнения документов характеризуется коэффициентом исполнительности, исчисляемым по формулам:

* 100 % 100%

· где Д._и. – количество документов, исполненных в течение анализируемого периода;

· Д._общ. – общее количество документов, подлежащих исполнению за тот же период;

· Д._н.и. – количество документов, не исполненных за анализируемый период.

Все документы по срокам хранения делятся на три группы:

· постоянного хранения;

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

· определение состава документов, подлежащих государственному хранению;

· установление сроков хранения документов, не подлежащих передаче в государственный архив;

· отбор документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией в составе 3-5 человек, которая назначается приказом руководителя данной организации. Создается такая комиссия по мере надобности, но не реже чем дважды в год.

Заседание экспертной комиссии протоколируется. На документы постоянного хранения составляется опись дел в 4-х экземплярах, долговременного хранения – в 2-х. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт в одном экземпляре, который утверждается руководителем организации. Акт должен быть рассмотрен на заседании экспертной комиссии, подписан ее председателем с указанием способа уничтожения (сдача в утиль- сырье либо уничтожение путем сожжения. На документы, подлежащие уничтожению путем сдачи в утильсырье, должна быть получена накладная (по массе в кг), которая будет являться отчетным документом.