Рациональные схемы документооборота разрабатываются с учетом специфики организации и различных категорий документов

Так, в учреждениях фармацевтического профиля выделены следующие виды документооборота: фармацевтический, научный и управленческий. Суть фармацевтического документооборота состоит в организации учета и направленного движения информационных документов по различным аспектам лекарственных средств. То есть одновременно с поступлением в аптечную сеть новых лекарственных препаратов распространяются документы информационного характера, отображающие их свойства и правила приема. К таким документам относятся: инструкция на лекарственный препарат (аннотация), обзоры, сертификаты качества и др.

Научный документооборот предусматривает движение в организации научно-технической документации. Наиболее распространенными в фармацевтической науке и практике документами этой группы являются: книги, монографии, учебники, учебные программы, учебные пособия, словари, журналы, нормативно-технические документы, прейскуранты, авторские свидетельства, патенты, диссертации, авторефераты и др.

Управленческий документооборот включает поток разнообразной по характеру информации, обеспечивающей выполнение фармацевтическими и аптечными предприятиями организационной, плановой, управленческой функций. В целях рационализации работы с управленческими документами их разделяют на две группы:

1) плановая документация (учетная и отчетная);

2) организационно-распорядительная документация.

Прохождение документов в организации должно быть оперативным и целенаправленно регулируемым. Реализация этих принципов достигается соблюдением определенных этапов документооборота как входящей, так и исходящей корреспонденции, представленных в таблице 4.2.

Таблица 4.2