Проведение экспертизы ценности документов значительно облегчает их предварительное деление на 3 группы – основную, оперативную и по личному составу

Основная документация наиболее полно отражает деятельность учреждения по выполнению возложенных на него задач и включает в себя организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Вся документация, относящаяся к этим группам, подлежит постоянному хранению.

Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности, для них устанавливаются временные сроки хранения. Сюда относятся документы по учету и отчетности.

Продолжительность хранения документов определена в специальных перечнях. Типовые перечни разрабатывает и утверждает Главное архивное управление страны, ведомственные – руководители отдельных ведомств. Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела. По истечении установленного срока хранения дела и регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы организации передают в ведомственный архив на постоянное или временное хранение.