Этапы документооборота

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Проводится она для учета, контроля и поиска документа. Каждый документ регистрируется только один раз: входящие – в день поступления; исходящие и внутренние – в день подписания.

Некоторые документы, поступающие и создаваемые в фармацевтических организациях, не регистрируются. К ним относятся документы материального и статистического учета и отчетности, первичные документы бухгалтерского учета и отчетности, прейскуранты, проспекты, нормы расхода товарно-материальных ценностей, малозначительная переписка по кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам. Не подлежит регистрации большая часть переписки, не требующей исполнения. Руководителями фармацевтических организаций или их структурных подразделений утверждается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства:

· письма, присланные в копиях для сведения;

· телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня;

· графики, наряды, заявки, разнарядки;

· информация и сводки, присланные для сведения;

· учебные планы, программы;

· рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

· нормы расхода материалов;

· поздравительные письма и пригласительные билеты;

· бухгалтерские документы;

· печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

· отчеты;

· формы статистической отчетности.

Для регистрации всех категорий входящих и исходящих (внутренних) документов применяют единую регистрационную карточку. Ее заполняют машинописным или рукописным способом. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируются в специальном журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп (на нижнем поле первого листа с правой стороны).

Штамп включает: название организации, в которую поступил документ; дату поступления; регистрационный индекс.

Контроль за исполнением документов и принятых решений является необходимым элементом организации управленческого труда и важной составной частью делопроизводственного процесса. Главная задача контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения документов, а также получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной функции различают три группы операций:

1) контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

2) контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы исполнения их содержанию;

3) контроль за своевременностью исполнения.

Контролю подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, в которых указаны сроки исполнения. Сроки исполнения бывают:

· типовыми, установленными соответствующими Положениями и нормативными актами;

· индивидуальными, утвержденными для данного учреждения специальным перечнем.