Разработка рекомендаций по составлению и использованию бюджетов в процессе управления компанией

По мнению автора работы, процесс бюджетирования в компании «Бест Транспорт Проджект» необходимо строить системно - на базе консолидированного бюджета – опираясь на разработанные ранее в работе рекомендации по управлению бюджетным процессом и используя все возможности выбранного программного обеспечения. Такой подход позволит уйти от существующих в компании норм дезинтегрированного бюджетного процесса.

Консолидированный бюджет – это свод всех бюджетов, используемых в бюджетной системе предприятия. Включает бюджет предприятия в целом и бюджеты отдельных субъектов управления в его составе.

Для чего нужен консолидированный бюджет? По оценкам специалистов, из-за того, что компании не формируют годовые бюджеты, они теряют за год до 20% своих доходов. Чтобы избежать этих потерь, компании «Бест Транспорт Проджект» нужно постоянно сравнивать бюджет с фактическими данными, анализировать отклонения, усиливать благоприятные и уменьшать неблагоприятные тенденции, совершенствовать методологию планирования.

Основываясь на опыте ведущих компаний, можно ожидать следующие результаты использования консолидированного бюджета в рамках предложенной ранее системы управления бюджетным процессом в компании «Бест Транспорт Проджект»:

- прекращение перебоев в поставках услуг;

- прекращение роста кредитной массы;

- снижение дебиторской задолженности;

- увеличение положительного потока денежных средств.

Консолидированный или общий бюджет состоит из трех обязательных финансовых документов:

1. Прогноз отчета прибылей и убытков.

2. Прогноз отчета о движении денежных средств.

3. Прогноз балансового отчета.

Процесс бюджетирования автор работы предлагает условно разделить на две составные части:

1. Подготовка операционного бюджета – текущего, периодического бюджета. Он показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции компании. В процессе его подготовки прогнозируемые объемы продаж трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого из действующих подразделений компании.

2. Подготовка финансового бюджета, то есть плана, в котором отражаются предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования.

Операционный бюджет компании «Бест Транспорт Проджект» должен состоять из:

- бюджета продаж;

- бюджета запасов;

- бюджета коммерческих расходов;

- бюджета управленческих расходов;

- отчета о прибылях и убытках.

Финансовый бюджет должен состоять из:

- инвестиционного бюджета (бюджета капитальных вложений);

- прогнозного баланса;

- бюджета денежных средств.

При составлении бюджетов целесообразно применять документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности, что значительно облегчит составление бюджетов и упростит сравнение плановых и фактических данных. Выбранное программное обеспечение "Контур Корпорация. Финансовое управление" позволит значительно облегчить бюджетирование. Бюджеты автор работы предлагает составлять на три года вперед с разбивкой в первый год по месяцам.

Разработаем порядок формирования и использования бюджетов в рамках предлагаемой к внедрению автоматизированной системы управленческого учета.

Бюджет продаж

Бюджет продаж – это первый и самый важный шаг в составлении консолидированного бюджета. Он должен отражать месячный или квартальный объем продаж в натуральных и в стоимостных показателях и составляться с учетом уровня спроса на услуги компании, географии сбыта, категорий покупателей, сезонных факторов. Бюджет продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен и в доходную часть бюджета потока денежных средств. Для прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть услуг будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д., с учетом безнадежных долгов. Даже незначительное отклонение запланированного объема продаж от фактического может привести к серьезным отклонениям консолидированного бюджета от факта.

Предлагаемое содержание документов «Бюджет продаж» и «График ожидаемых поступлений денежных средств от продаж» (табл. 3.1. и табл. 3.2.).

Таблица 3.1.

Бюджет продаж

Запланированные продажи услуг	Текущий год	Месяцы	Последующий год
Подтверждение соответствия;
Сертификация продукции и услуг;
Технические испытания, исследования и сертификация;
Деятельность в области стандартизации;
Прочая деятельность по техническому контролю, испытаниям и анализу;
Рекламная деятельность;
Предоставление различных видов услуг;
Содействие в получении санитарно-эпидемиологических заключений;
Экспертная деятельность;
Проведение технической экспертизы
Всего продажи (руб.)

Таблица 3.2.

График ожидаемых поступлений денежных средств от продаж (руб.)

Наименование	Текущий год	Месяцы	Последующий год
Остаток дебиторской задолженности (на конец периода)
Сумма задолженности к погашению в текущем периоде
Поступление от продаж каждого месяца:
….
Всего поступлений

Бюджет запасов

Содержит информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов консолидированного бюджета: прогноза отчета о прибылях и убытках – в части подготовки данных о себестоимости реализованных услуг, прогноза балансового отчета на конец планируемого периода (табл. 3.3.).

Таблица 3.3

Бюджет запасов

Наименование	Текущий год	Месяцы	Последующий год

Бюджет коммерческих расходов (расходов на продажу)

Расчет коммерческих расходов (продвижение услуг, транспортные услуги) должен соотноситься с объемом продаж. Не следует ожидать увеличения объема продаж, одновременно планируя уменьшение финансирования мероприятий, направленных, на стимулирование сбыта. В настоящее время в компании «Бест Транспорт Проджект» большинство затрат на сбыт услуг планируется по методу «от наличных средств». Практика успешных компаний показывает, что более эффективным является метод «процент к объему продаж» Исключение составляют арендные платежи за складские помещения. Коммерческие расходы могут группироваться по многим критериям, основными из которых являются: типы услуг, типы покупателей, география сбыта. Значительную часть коммерческих расходов составляют затраты на рекламу и продвижение услуг на рынок, поэтому ответственный исполнитель (Руководитель службы маркетинга) должен четко определить: где, когда, как должна быть проведена рекламная кампания и сколько потратить на нее, чтобы достичь максимальной выгоды при минимальных затратах. При составлении бюджета коммерческих расходов также необходимо выделять затраты на упаковку, транспортировку, страхование, хранение, складирование услуг (табл. 3.4.).

Таблица 3.4.

Бюджет коммерческих расходов (расходов на продажу) (руб.)

Наименование	Текущий год	Месяцы	Последующий год
Запланированные продажи
Ставки переменных коммерческих расходов на рубль продаж: Комиссионные Транспортные Премиальные Прочие переменные расходы
Итого Планируемые переменные коммерческие расходы
Плюс Планируемые постоянные коммерческие расходы, В т.ч. Реклама и продвижение услуги Маркетинг Командировочные расходы Прочие постоянные расходы
Итого Общие Планируемые коммерческие расходы
Минус Амортизация
Итого К выплате по коммерческим расходам

Бюджет управленческих расходов

Управленческие расходы – это все расходы, не связанные с коммерческой деятельностью компании, а именно: затраты на содержание финансовой службы, отдела маркетинга, отдела закупок, службы персонала, секретариата, служба безопасности., освещение и отопление сооружений некоммерческого назначения, командировки, услуги связи, налоги и проценты за кредиты, относящиеся на себестоимость и т.д. (табл. 3.5.).

Большинство управленческих расходов носит постоянный характер; переменная часть затрат, если она присутствует, планируется как процент (например, от объема продаж).

Таблица 3.5.

Бюджет управленческих расходов (руб.)

Наименование	Текущий год	Месяцы	Последующий год
Запланированные продажи (в руб.)
Планируемые управленческие расходы (руб.): Амортизация Аренда Содержание зданий и помещений Зарплата управленческого и прочего персонала обеспечивающих подразделений Канцелярские расходы Услуги связи Командировочные расходы Проценты за кредиты Налоги, включаемые в себестоимость Прочие расходы
Итого Управленческие расходы (руб.)
Минус Амортизация (руб.)
Итого К выплате по управленческим расходам (руб.)

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках – первый из документов консолидированного бюджета, показывающий, какой доход заработала компания за отчетный период и какие затраты были понесены (табл. 3.6.). Документ является аналогом формы №2 «Отчет о прибылях и убытках» российской бухгалтерской отчетности.

Таблица 3.6.

Прогноз отчета о прибылях и убытках (руб.)

Наименование	Текущий год	Месяцы	Последующий год
Выручка от реализации услуг, работ и услуг
Минус Коммерческие расходы Управленческие расходы (без %)
Итого Прибыль (убыток) от реализации
Проценты к получению Проценты к уплате Доходы от участия в других организациях Прочие операционные расходы Прочие операционные доходы
Итого Прибыль (убыток) от финансово-хозяйственной деятельности Прочие внереализационные доходы
Прочие внереализационные расходы
Итого Прибыль (убыток) отчетного периода
Налог на прибыль Использование прибыли
Итого Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного периода
Итого Нераспределенная прибыль (убыток) от начала года

Инвестиционный бюджет (Бюджет капитальных вложений)

Определение направлений капитальных вложений и получение инвестиционных ресурсов для них является комплексной задачей всего управленческого учета. Проблема состоит в том, чтобы решить, какие долгосрочные активы приобрести или построить на основе выбранного критерия, что связано с определением рентабельности инвестиций. Информация, касающаяся долгосрочных капиталовложений, влияет на смету (бюджет) наличности, затрагивая вопросы выплаты процентов за кредиты, прогнозный отчет о прибылях и убытках, прогнозный бухгалтерский баланс, изменяя сальдо на счетах основных средств и других долгосрочных активов. Следовательно, все решения по капитальным расходам в компании «Бест Транспорт Проджект» должны планироваться и включаться в общий бюджет.

Прогнозный баланс

оценивает, какими средствами финансирования будет обладать предприятие, и как будут использоваться данные средства.

Прогнозный баланс характеризует финансовое состояние компании на конкретную дату в будущем.

Для прогноза баланса используется величина нормируемых оборотных активов и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов.

Инвестиционные проекты служат основой для прогноза стоимости основных средств.

Пассивная часть баланса формируется, исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов. Расхождение в прогнозах активной и пассивной частей баланса дает представление о нехватке (избытке) финансирования; решение о способе финансирования принимается на основании дополнительного анализа. Изменение структуры баланса сказывается на потоке денежных средств.

Именно на этом этапе руководство компании «Бест Транспорт Проджект» должно решить, принять предлагаемый общий бюджет или изменить планы и пересмотреть отдельные его части.

Содержание прогнозного баланса должно соответствовать содержанию аналитического баланса, используемого в настоящее время в компании «Бест Транспорт Проджект».

Итак, в третьей главе автором выработаны рекомендации по формированию в компании «Бест Транспорт Проджект» системы управления бюджетным процессом, разработан порядок регламентации процедур бюджетного планирования, рассмотрены вопросы организации информационного пространства и системной автоматизации бюджетного процесса, сформирован перечень необходимых бюджетов компании «Бест Транспорт Проджект», разработаны рекомендации по составлению и использованию бюджетов в процессе управления компанией.

Исходя из анализа опыта внедрения и совершенствования систем бюджетирования и управленческого учета в ведущих российских и зарубежных компаниях, автор полагает, что предложенные изменения смогут значительно повысить эффективность бизнеса компании «Бест Транспорт Проджект».