Способы экономии времени при вводе данных

В приложении Access можно ускорить ввод данных несколькими способами. Процедуры, представленные ниже, поясняют, как настроить значения по умолчанию для полей и списков в формах и как использовать сочетания клавиш для повторного использования значений при сортировке данных.

Задание значения по умолчанию для поля или элемента управления

Если во многих записях определенное поле (например, «Город» или «Страна») имеет одно и то же значение, то можно ускорить ввод данных, задав значение по умолчанию для элемента управления, связанного с этим полем. При открытии формы или создании новой записи это значение по умолчанию появляется в элементе управления.

Задание значения по умолчанию для элемента управления

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Щелкните правой кнопкой мыши нужный элемент управления и выберите команду Свойства.

3. На вкладке Данные укажите значение для свойства Значение по умолчанию (Default Value).

4. Для задания другого значения по умолчанию повторите шаги 1-3.

Задание другого значения

1. Для значения в поле введите новые данные. Значение по умолчанию всегда можно заменить другим значением.

–или–

Для значения в списке, выберите другое значение из списка.

Повторное использование значений при сортировке

При переходе от записи к записи может возникнуть необходимость сортировки каждой записи по одному и тому же значению. При этом можно экономить время, повторяя с помощью сочетаний клавиш значение, по которому производится сортировка. Допустим, выполняется сортировка списка заказов по типу товара. В первой записи введено безалкогольные напитки для сортировки по заказам, где заказчики покупают безалкогольные напитки. При переходе к следующей записи это значение сортировки можно скопировать и использовать снова.

ПРИМЕЧАНИЕ. В этих действиях предполагается, что форма открыта в режиме формы.

1. Перейдите к полю, в котором повторно используется значение из соответствующего поля предыдущей записи.

2. Нажмите клавиши CTRL+' (апостроф).