Система распорядительной документации

позволяет регулировать и координировать деятельность организации, разрешать проблемы, возникающие в сфере управления.

Распорядительные документы – нормативные акты, в которых фик­сируются конкретные юридически властные предписания органов управления в целях регулирования и координации деятельности организации. Могут издаваться в условиях: а) единоличного принятия решения, б) коллегиального управления.

Единоличное принятие решения придает оперативность управлению, повышает персональную ответственностьруководителей за принятие решения. Так действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и иных территориальных образований, органы исполнительной власти организаций (министр, мэр, директор, начальник отдела). В условиях единоличного принятия решений издаются указы, приказы, указания, распоряжения .

Процедура издания документов при единоличном принятии решения

Инициирование решения. Необходимость издания распорядительного документа может излагаться в предложении, заключении, акте, служебном письме

Сбор и анализ информации по вопросу распорядительного документа специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации с целью разработки различных вариантов решений.

Подготовка проекта распорядительного документа как окончательного варианта документа на стандартном листе бумаги (не на бланке) с проставлением всех необходимых реквизитов и слова «Проект» на верхнем поле справа.

Согласование проекта документа. Внешнее согласование проекта документа проводится на «Листе согласования». Внутреннее согласование с руководителями требуемых структурных подразделений может сопровождаться замечаниями и дополнениями к проекту, внесёнными в документ или в приложение к нему с отметкой «Замечания прилагаются».

Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства после оформления проекта документа с учетом всех замечаний на бланке организации. При подготовке документа для вышестоящей организации его окончательный проект направляется в нее с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения. Подписание документа руководителем превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Доведение распорядительных документов до исполнителей: тиражирование, рассылка или передача документа исполнителям в сжатые сроки.