VI Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются лица, которые согласно приказу директора из кассы предприятия выдают наличные денежные средства на определенные цели. Список таких лиц и целей утверждается приказом директора (на командировки составляется дополнительный приказ о командировке, в котором указывается место, цель и сроки командировки). По каждой полученной сумме необходимо в кратчайшие сроки отчитаться, составляя авансовый отчет, к которому должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие сумму произведенных расходов (квитанции об оплате, чеки, проездные билеты, накладные и т.п.). Авансовый отчет проверяется на сумму, утверждается бухгалтерией и руководителем.

По прибытии из командировки подотчетное лицо должно отчитаться в 3хдневный срок; сдать не использованную сумму в кассу, либо получить из кассы перерасход, согласно авансового отчета. По командировочным расходам установлен лимит только на суточные, по 31.12.2007г. их размер составляет 100р в день (размер суточных предприятие может изменить, увеличив до нужной суммы, но в этом случае сумма превышения лимита будет покрываться за счет других источников предприятия: за счет чистой прибыли). На оплату жилья и проезд лимита не существует, в связи с этим все оплаченные суммы по жилью и проезду и суточные в пределах лимита относятся на себестоимость предприятия, а суточные сверх лимита относятся на прибыль предприятия.

Списание командировочных расходов:

1) по нормам на себестоимость Д20,25,26,44К71

2) сверх нормы Д84,99К71

3) не использованная сумма сдана подотчетным лицом в кассу Д50К71

Суммы, выданные в подотчет должны быть направлены только на те цели, на которые они были получены; нельзя передавать их третьим лицам; в подотчет можно выдавать только в том случае, если отчитались за предыдущую сумму. Подотчетное лицо при приобретении материалов уплачивает сумму НДС, которая в расчетных документах должен выделятся отдельной строкой (в накладной, в счете). При оприходовании от подотчетного лица полученных материалов в бухгалтерском учете делают следующие записи:

1) оприходование на склад материалов Д10К71

2) выделение НДС из оплаченного счета Д19К71

Ставка НДС на материальные ценности 10%, 18%. Чтобы выделить НДС из оплаченного счета за материальные ценности необходимо:

1) Если НДС находится в сумме

2) Если в сумме за материальные ценности нет суммы НДС, но данные материалы облагаются НДС

Пример

От подотчетного лица поступили материалы:

а)5900р. в сумме НДС по ставке 18%.

Сумма НДС определяется следующим образом:

5900*18%/(100+18)=900р.

Д19К71 900р. - НДС

Д10К71 5000р. - без НДС

б)5900р. плюс НДС 18%.

Сумма НДС определяется следующим образом:

5900*18%/100%=1062р.

Д19К71 1062р. - НДС

Д10К71 5900р. - без НДС

Учет расчета с подотчетными лицами ведут на А/П сч.71. Сальдо по дебету означает задолженность подотчетного лица перед предприятием за полученную подотчетную сумму на начало или конец отчетного периода. Сальдо по кредиту – задолженность предприятия перед подотчетным лицом на начало или конец отчетного периода. ОбД равен сумме выданных в подотчет подотчетному лицу на закупку материалов, на командировочные расходы Д71К50, суммы, выданные в возмещение перерасхода подотчетному лицу Д71К50. ОбК – командировочные расходы по норме и сверх, оприходование материальных ценностей, приобретенных подотчетным лицом, выделение НДС из оплаченного счета, возврат не использованной суммы: через кассу Д50К71, из з/п Д70К71 согласно авансового отчета.

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетным лицом ведут в журнале-ордере №7; отражение Сн в целом по предприятию и по каждому подотчетному лицу, суммы, выданные подотчетным лицам за отчетный период и в целом по предприятию и суммы, утвержденные согласно авансовому отчету по каждому подотчетному лицу и в целом по предприятию.

По журналам-ордерам №1, №2, №7 составляют главную книгу, а на ее основе бухгалтерский баланс.

Журнал-ордер №7

Командировочные расходы по норме:

Жилье 2900р

Проезд 3100р

Суточные 100р*10дн=1000р

Сверх нормы:

Суточные (200р-100р)*10дн=1000р

Общая сумма командировочных расходов 2900+1000=8000 (утверждено согласно авансовому отчету).