Учет расчетов с подотчетными лицами внутри страны

Подотчетными лицами являются работники предприятия, которые получают денежные средства на осуществление хозяйственных и командировочных расходов. Список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, утверждается руководителем предприятия. Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые на хозяйственные и командировочные расходы. С каждым подотчетным лицом, имеющим право получать денежные средства на хозяйственные расходы, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Передача подотчетных сумм от одного лица к другому запрещается. Выдача наличных денежных средств в подотчет оформляется расходным кассовым ордером. Согласно положению о порядке ведения кассовых операций в РФ, подотчетные лица должны отчитаться за полученные суммы в течение3 рабочих дней после совершения хозяйственной операции, в этот же срок нужно вернуть в кассу предприятия неиспользованные подотчетные суммы. Возврат подотчетной суммы оформляется приходным кассовым ордером. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. После исполнения операции, на которую были выданы деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными оправдательными документами. Если по истечению 3 рабочих дней после установленной для отчета даты не предоставлен авансовый отчет или деньги не возращены в кассу бухгалтер присоединяет подотчетную сумму к совокупному годовому доходу работника и удерживает с нее НДФЛ, однако эту сумму все равно необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом удержанный НДФЛ работнику не возвращается. Для того чтобы получить в подотчет денежные средства на командировочные расходы, необходимо предоставить в бухгалтерию:

1. приказ на командировку;

2. командировочное удостоверение;

3. предварительный расчет расходов.

Сумма аванса на командировку определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, расходов на проживание и других расходов.

Состав расходов возмещаемых командированному работнику:

(ст.168 ТК РФ, в последней редакции ФЗ от 30.06.06г. № 90-ФЗ)

1. по найму жилья;

2. по проезду к месту командировки и обратно;

3. суточные;

4. плата за бронирование мест в гостинице в размере 50% от возмещаемой работнику стоимости места в сутки;

5. проезд транспортом общего пользования, кроме такси до станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, включая страховые платежи по обязательному государственному страхованию пассажиров;

6. оплата услуг по предварительной оплате билетов;

7. расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями;

8. стоимость служебных телеграфных, телефонных, междугородних разговоров (согласно представленных документов);

9. оплата багажа и т.д.

Срок командировки устанавливается руководителем предприятия, но не может превышать 40 дней, не считая времени в пути. Датой начала командировки считается дата отправки транспортного средства.

Размер суточных определяется в авансовом отчете путем умножения количества дней нахождения в командировке, включая день выезда и приезда, на установленный размер суточных.

Размер расходов на проживание определяется по счетам гостиницы.

В соответствии с Приказом МинФина РФ №49н от 06.07.2001г. в редакции от 09.11.2001г., установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов: суточные – 100 рублей; оплата найма жилья – не более 550 рублей (при документе из гостиницы); в коммерческих организациях по фактическим расходам, суточные также в повышенном размере по приказу руководителя предприятия.

Для целей налогообложения с сумм командировочных расходов свыше установленных норм уплачивается налог на прибыль в виде постоянного налогового обязательства (Пно).

Транспортные расходы возмещаются согласно приложенным билетам, остальные расходы возмещаются при наличии оправдательных документов.

В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. При обработке авансового отчета фактическое время пребывания в командировке определяется по отметке в командировочном удостоверении, отметки в нем заверяются подписью должностного лица и печатью места назначения. Авансовый отчет утверждается руководителем предприятия. Срок обработки авансового отчета в бухгалтерии 5 дней. Затраты на командировочные расходы относятся на себестоимость продукции, товаров, работ, услуг.

Бухгалтерия может удержать из заработной платы сумму задолженности у подотчетного лица, не предоставившего оправдательных документов и не возвратившего остаток средств.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный). Выдача средств в подотчет отражается по дебету счета, а использованные суммы согласно авансового отчета и неиспользованные суммы сданные в кассу – по кредиту. Остаток по дебету 71 счета говорит о задолженности работника перед предприятием, а остаток по кредиту 71 счета – о задолженности предприятия перед работником, может быть развернутое сальдо.

Регистром синтетического и аналитического учета по счету 71 является журнал-ордер №7, ведется линейно-позиционным способом, т.е. записи по каждому подотчетному лицу ведутся в 1 строке. Основанием для записи в журнале-ордере является расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер и авансовый отчет. Бухгалтер, проверяя авансовый отчет, после логической и арифметической проверки проставляет корреспонденцию счетов. Предварительно корреспонденция счетов проставляется на всех первичных документах.

Корреспонденция счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»