Телефонхат

Шұғыл өкімдерді, мәліметтерді, хабарламаларды таратуға қолайлы. Алайда, құжаттың бұл түрінің жұмысы телефон байланысына қатысты.

Телефонхат берілгенде келесі ережелер сақталуы тиіс:

- телефонхат мәтіні қысқа, айтылуы қиын сөздерсіз жазылуы тиіс;

- телефонхат жазылғаннан кейін міндетті түрде тексеріліп, мекеме басшысының қолы қойылады;

- жіберілген телефонхат бір данада жазылады;

- қате жіберілмес үшін уақытын, күнін, ақша сапасын, талқыға түсетін сұрақтарды, нақты, анық түрде көрсету қажет;

- телефонхат жіберілгенде оған хатты алушының қызметі, аты-жөні, фамилиясы және жіберілген уақыты жазылады;

- егер, телефонхат бірнеше адамдарға немесе ұйымдарға жіберілсе онда оған қосымша осы ұйымдардың тізімі мен телефоны беріледі.

Телефонхат қабылданған жағдайда бірден басшыға танысуға беріледі.

Телефонхат қабылдап алушы хатшы немесе қызметкер телефонхатқа тіркеу нөмірін қояды.

Қабылданған телефонхат 2 (екі) данада тіркеледі: біріншісі басшыға беріледі де, екіншісі хатшыда сақталады; біріншісі жоғалған жағдайда қолданылады.

ТЕЛЕФОНХАТ деректемелері:

ü жіберуші мекеме ұйымының – құжат авторының аты;

ü мекен-жай иесі (хат жіберілген адамның аты-жөні, қызметі);

ü құжаттың түрі – ТЕЛЕФОНХАТ;

ü күні, уақыты;

ü мәтін;

ü қол қою;

ü телефонхат жіберушінің фамилиясы, телефон нөмірі, жіберілген уақыты;

ü телефонхат қабылдап алушының фамилиясы, қызметі, қабылдап алған уақыты.

1. Телефонхат дегеніміз не?

2. Жіберілген жеделхаттың сипаты қандай болады?

3. Телефонхат бірнеше қабылдаушы бойынша қалай беріледі?

4. Телефонхатты тіркеу ерекшеліктерін атап көрсетіңіз.

5. Телефонхат деректемелеріне нелер жатады?

ФАКС

Факс – жіберілген құжаттың көшірмесі ретінде есептеледі. Факс арқылы құжаттың кез-келген түрі беріледі. Егер, қабылданған факс құнды ақпарат болса, онда олардың көшірмесі жасалады.

Факс техникасының қағаз көлемі А4 формат қағазының көлемімен сәйкес келеді

1. Факс ұғымын ажыратыңыз.

2. Факстың ерекшелігі неде?

3. Егер, қабылданған факс құнды ақпарат болса қандай әрект жасаймыз?

4. Факс қағазының өлшемі қандай?

5. Алынған ақпаратты нотариалдық куәландыруға бола ма?