На заметку

Денежные средства, полученные работниками под отчет на хознужды, должны использоваться по целевому назначению <5>.

Размер аванса, выдаваемого наличными деньгами, определяет руководитель организации (подразделения) или лицо, им уполномоченное (далее - руководитель организации), в пределах допустимого размера расчетов наличными деньгами между организациями: в общей сумме не более 100 базовых величин в день в целом по организации <6>.

Срок, на который выдаются наличные денежные средства, также определяет руководитель организации в пределах установленных законодательством сроков, включая день выдачи (снятия со счета с помощью корпоративной карточки) <7>:

- не более 3 рабочих дней - если расходы производятся в месте нахождения организации (подразделения);

- не более 10 рабочих дней - если расходы производятся вне места нахождения организации (подразделения);

- до 30 рабочих дней - если сумма авансов не превышает одну базовую величину в целом по организации (подразделению).

Наличные деньги выдаются подотчетным лицам на основании расходного кассового ордера (РКО). Если в один день имеется несколько получателей аванса на хознужды, то может быть оформлена платежная ведомость с приложением РКО на общую сумму <8>.

О порядке заполнения расходного кассового ордера см.: Коржовник И. Заполняем расходный кассовый ордер // Главная книга.by. 2014. N 9.

Руководитель организации должен определить порядок получения, распределения, учета и использования корпоративных карточек <9>.

Целесообразно разработать локальный нормативный правовой акт, регулирующий порядок расчетов с подотчетными лицами по хознуждам: выдачу и расходование аванса, использование корпоративных карточек, возврат неиспользованных средств.

Отметим, что аванс на хознужды может быть предварительно не выдан либо выдан в сумме меньшей, чем нужно. Допускается при необходимости использование личных денег работников для приобретения ими товаров в интересах организации в пределах законодательно установленного размера (не более 100 базовых величин в день в целом по организации) <10>. Возмещение работникам использованных личных денег осуществляется путем выдачи необходимой суммы из кассы организации или перечисления на счета работников (с их согласия), к которым имеются личные карточки (далее - перевод на личную карточку) <11>.

Для учета расчетов с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, а также по личным денежным суммам, израсходованным для приобретения товаров в интересах организации, применяется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" <12>.