Возврат неиспользованного остатка аванса

Неиспользованные наличные деньги, полученные работниками под отчет на хознужды (в том числе с использованием корпоративной карточки), должны быть возвращены организации в срок, предусмотренный для представления авансового отчета (указанный выше). Работники возвращают остаток в кассу (впоследствии возможно использование этих средств для проведения текущих операций, в том числе для расчетов с подотчетными лицами на цели хознужд) или на расчетный счет организации <20>.

При осуществлении безналичных расчетов с использованием корпоративной карточки неизрасходованные суммы остаются на счете, к которому выдана данная карточка.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи имущества" в качестве недостачи денежных средств (далее - недостача). Сумма недостачи может быть удержана из зарплаты работников на основании распоряжения руководителя организации или перенесена в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" для последующего взыскания с них. Задолженность по недостаче, учтенная на счете 73, может быть погашена работниками путем внесения денег в кассу или на расчетный счет организации либо путем удержания из зарплаты (в добровольном порядке) <21>.

Отметим, что для погашения задолженности по недостаче наниматель вправе отдать распоряжение о ее удержании из зарплаты работника при условии, что он не оспаривает основание и размер удержания. При этом распоряжение может быть отдано не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата остатка аванса. Удержание производится с учетом ограничений, установленных трудовым законодательством <22>.

В случае если в установленные законодательством сроки работники не представили документы и отчеты о расходовании полученного в подотчет аванса, не сдали его неизрасходованные остатки, то такие денежные суммы признаются доходом работников для целей исчисления подоходного налога при условии, что в пределах 30 дней со дня истечения срока представления авансового отчета (возврата неиспользованного остатка аванса) (далее - 30-дневный период) руководитель организации не отдал распоряжения об удержании задолженности по ним. Указанные суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения 30-дневного периода.

Исчисленная сумма подоходного налога удерживается организацией за счет любых денежных выплат работникам <23>. В случае погашения работниками задолженности удержанная организацией сумма подоходного налога засчитывается в уплату предстоящих платежей этого налога либо возвращается работникам за счет общей суммы исчисленного налога или за счет собственных средств организации (с последующим возмещением этих расходов за счет общей суммы налога) <24>.

На основании решения руководителя организации сумма задолженности работника по недостаче, учтенная на счете 73, может быть списана в прочие расходы по текущей деятельности. Такие расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль <25>. Для работника эта сумма признается доходом, из нее исчисляются подоходный налог и страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах <26>.