Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ООО «Кравт»

Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

При оформлении организационно-распорядительных документов используется комплекс реквизитов, установленных СТБ 6.38-2004. Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении справочно-информационных документов, объем текста которых не превышает 7-10 строк.

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, а последующие – на обычной бумаге одинакового с бланком размера и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах допускается печатание только тех документов, срок хранения которых не превышает трех лет. Новую страницу документа нельзя начинать последней неполной строкой абзаца. [17, C. 155]

Как уже упоминалось выше, бланки документов компании разрабатывает служба ДОУ. Внедрение стандартов по унифицированию форм документов в ООО «Кравт» также возлагается на службу ДОУ.

Разработка и оформление документов ООО «Кравт» предполагают обязательное соблюдение установленных требований и правил, изложенных в СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В ООО «Кравт» проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными лицами (в компании это в основном юристы и зам. директора по финансам и экономике), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.

Ответственность за качество и своевременность подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или) подписавших документы.

В случае возникновения споров относительно соответствия документов действующему законодательству, проверка содержания документа возлагается на юридический отдел организации. [10, C. 5]

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ООО «КРАВТ»