2015-08-21
962
Тема 4.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
Цель занятия: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.
Вопросы для изучения:
1. Организационные документы, их назначение.
2. Распорядительные документы, их назначение.
3. Информационно-справочные документы.
4. Документы по личным вопросам.
Тема 4 В. Информационно-справочные документы, их назначение
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Назначение информационно-справочных документов – они играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим документам:
- не содержат распоряжений, не обязывают;
- не являются обязательными для исполнения;
- сообщают информацию:
Которая может быть принята к сведению
2) побуждающую принимать определенные управленческие решения
|
|
|
Информационно-справочные документы – ОСНОВАНИЕ для издания приказов.
| Состав информационно-справочной документации | |||||||||||
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ | ПРЕДЛОЖЕНИЕ | ПРЕДСТАВЛЕНИЕ | ЗАЯВЛЕНИЕ | ПРОТОКОЛ | АКТ | СПРАКА | ЗАКЛЮЧЕНИЕ | ОТЗЫВ | ПЕРЕПИСКА |
| ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ |
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.
Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.
Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
-в первом - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
-во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
-в третьем -- содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Обязательными реквизитами докладной записки являются:
· 08 Наименование организации;
· 10 Наименование вида документа;
· 11 Дата документа;
· 12 Регистрационный номер;
· 14 Место составления документа (для внешней ДЗ);
· 15 Адресат;
· 18 Заголовок к тексту;
· 20 Текст;
· 22 Подпись составителя.
Докладные записки могут быть двух видов:
1 внутренняя– адресуемая руководству
2 внешняя – адресуемая в вышестоящие инстанции
Служебная записка – документ о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом на имя руководителя.
|
|
|
Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:
- материально-технического обеспечения; /приобретение…/
- хозяйственного обеспечения;/ ремонт…/
- организационного обеспечения; /организация…/
- финансового обеспечения. /оплата за../
Текст служебной записки состоит из двух смысловых разделов:
- обоснования (изложения причин составления);
- предложения, просьбы, заявки и тому подобное.
Обязательными реквизитами служебной записки являются:
· 08 Наименование организации;
· 10 Наименование вида документа;
· 11 Дата документа;
· 12 Регистрационный номер;
· 15 Адресат;
· 18 Заголовок к тексту;
· 20 Текст;
· 22 Подпись составителя.
