Инф-ионно-справочные док-ты, их назначение и состав, особенности составления и оф-ния

Процесс принятия обоснованных упр-ких решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной инф-ии. Инф-ия о фактическом положении дел в сист. упр-ия содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-инф-ионные.

Эти док-ты выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным док-там. Особ-ть этих док-тов состоит в том, что, как правило, это док-ты, идущие снизу вверх по сист. упр-ия: от раб-ка к рук-лю стр-рного подр-ения и т.д.

Отдельные разновидности справочно-инф-ионных док-тов, напр. переписка, исп-ся для реализации инф-ионных связей между равными, не стоящими в отношениях соподчинения орг-иями и должностными лицами.

Особое место в сист. инф.-справ. док-тов занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию док-тов, выступающих в кач-ве инструмента оперативного инф-ионного обмена между орг-иями.

Виды деловой переписки и их назначение (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма факс) телефонограмма) опр-ся способами передачи деловой инф-ии, к-ые подр-яются на 2 основных вида - почтовая связь и эл-ая связь.

При ведении переписки должны соблюдаться след-ие требования:

- Письма оф-ся на спец-ых бланках - бланках для писем и подписываются рук-лем орг-ии или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

- Письма д. составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

- Независимо от содержания письмо д. Излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, последовательностью изложения;

- Содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах.

Протокол - док-т, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деят-ть по совместному принятию решения коллег. органом или гр-ой раб-ков. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и врем. коллегиальных органов. Протоколы оф-ся на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также матер. подготовленные к заседанию. Отв-ость за подготовку протокола лежит на секретаре коллег. органа или на секретаре рук-ля, секретарь несет отв-сть за правильность записей в протоколе.

Сущ-ет 2 вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Протокол оформл. на общем бланке орг-ии с указанием вида док-та - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными явл.: наименование орг-ии, название вида док-та, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название коллег. органа или заседания. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Вводная оф-ся идентично в полной и в краткой формах протокола. В кот. указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее кол-во участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы., если их больше то сост-ся отдельно.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формир-ся в именит. падеже без предлогов «о», «об». На ряду с вопросами указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная честь текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ....ВЫСЛУШАЛИ....ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе СЛУШАЛИ в кратких протоколах дается фамилия выступавшего докл-ка и тема его выступл. В полном приводится ФИО докладчика, содержание его доклада.

В разделе ВЫСТУПИЛИ в кратких указ-ся фамилии, выступивших в обсуждении, в полных фиксируются их выступления, включая вопросы к докладчику., при необх.сти указыв. должность.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение, к-ое форм-ся кратко, точно, лаконично. Указывается кол-во голосов за. Против, воздержались. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.

Датой ‑ дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - док-т, адресованный рук-лю данной или вышестоящей орг-ии, содержащей обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Д.з. м.б. внешней и внутренней. Внешние сост-ся на общем бланке орг-ии, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными рек-тами явл: наим. орг-ии (для внутренней - наим. стр-рного подр-ения), наим. вида док-та, дата и номер, место составления, для внешней - заголовок к тексту, подпись.

Текст д.з. сост. из двух или трех смысловых частей. В первой излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы, предложения о конкретных действиях, к-ые по мнению составителя могли бы предпринять.

Внутренняя д.з. подписывается составителем, если она представляется рук-лю подр-ения, и рук-лем подр-ения, если она представляется рук-лю орг-ии. Внешняя подпис-ся рук-лем орг-ии. Датой явл. Дата ее сост-я и подписания.

Предложение - это док-т, представляющий собой разновидность д.з., содержащей перечень конкретных предложений по опр-ному вопросу. Сост-ся аналогично Д.з., но как правило по заданию рук-ва. Текст не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - док-т объясняющий причины какого-либо действия, фата, происшествия, сост-ый раб-ком орг-ии и представляемый вышест. должностному лицу. Она оф-ся на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Рек-ты: наимен. структ. подразд., дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст об.з. состоит из 2 частей: первая содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая причины объясняющие сложившуюся ситуацию. Она подпис-ся сост-ем, Датой явл. дата ее подписания сост-ем.

Заявление - док-т, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу раб-ка.

З. адресуется рук-лю орг-ии или его заместителю. Оно оф-ся на стандартном листе бумаги. Рек-ты: наим. подр-ения, название док-та, дата, номер док-та, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заяв. начинается с непосредственного существа вопроса «Прошу перевести»... «Прошу предоставить»..., затем излагаются детали затронутого вопроса. Заяв. может иметь приложения (к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии док-тов об образовании, анкета, автобиография). Заяв. подписывается автором.

Представление - док-т, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрение раб-ка учр-ия. Оно оф-ся на стандартном листе бумаги. Рек-ты: наим. подр-ения, название вида док-та, дата, номер, адресат, заголовок подпись. Текст содержит след-ую инф-ию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, стр-рное подр-ение, стаж работы, и др. Представление подписывается рук-лем подр-ения и адресуется рук-лю орг-ии.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию док-тов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Письмо сост. на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Рек-ты: наименование орг-ии автора, почтовые рек-ты орг-ии автора, дата, номер, ссылка на дату и номер входящего док-та, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах- отметка о наличии приложений. Текст д.б. логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, локанично, ясно. Текст не должен допускать различного толкования. Текст письма м.б. простым и сложным. Простые состоят из одной - двух частей: вступ. и заключ. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть, заключение. Во вступл. дается обоснование вопроса: причина возникн-я вопроса или его краткая история. В осн. части излагается существо вопроса, приводятся доказ-ва или опровержения. Осн. часть д.б. убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В закл. формулируется основная цель письма. Текст излагается от первого лица множ. числа (просим, направляем). Письма визируются рук-лем подр-ения, подготовившего письмо, при необх.сти - рук-лями заинтересованных структ. Подразд., а также заместителем рук-ля орг-ии. Письмо д.и. отметку об исполнителе, кот. Проставляется в нижней части листа, под подписью рук-ля. Датой явл. дата его подписания.