Экспертиза ценности док-тов (ЭЦД) в делопроиз-ве. Этапы проведения ЭЦД и оф-ние результатов

Необх-ть проведения ЭЦД объясняется неравнозначностью док-тов как источников инф-ии. Одни док-ты несут ценную инф-ию о политич., науч. и культ. жизни общества, др. док-ты несут инф-ию, к-ая теряет свое значение сразу после их возн-ия. Назнач. экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие док-ты удовлетворяют целям обеспечения государства, науки и общества необх.й инф-ией. Док-ты, содержащие ценную научную инф-ию, по истечении сроков их использования в деят-ти учр-ия поступают на вечное хр. в гос-нные архивы.

В ГОСТе Р 51141-98 дается след-ее опр-ие: «ЭЦД – это отбор док-тов на гос-нное хр. или установление сроков их хр. на основе принятых критериев».

ЭЦД называется процесс изучения док-тов на основании принципов и критериев, в целях опр-ия сроков их хр. Критериями экспертизы яв-ся сист. научно обоснованных признаков, на основе к-ых определяется ценность док-тов.

Все критерии могут быть разделены на 3 гр-ы:

1) критерии происхождения док-тов; к ним относятся: а) значение учр-ия или лица в жизни общества; б) значимость событий, отраженных в док-тах; в) время и место образов. док-тов.

2) критерии содержания док-тов; к ним относятся: а) источник инф-ии; б) повторяемость док-тной инф-ии; в) целевое назнач. док-тов; г) вид и разнов. док-та.

3) критерии внешних особ-ей док-тов; к ним относятся: а) подлинность док-тов; б) внеш. вид док-тов (физич. сост. док-тов, форма передачи содерж., худож., языковые и др. особ-и).

В делопроиз-ве экспертиза ценности док-тов проводится при составлении номенкл. дел, при форм-ии дел, при подготовке дел к послед-ему хр. и при выделении дел на уничтожение.

На разных уровнях учр-ий, в зависимости от статуса экспертной службы, создаются экспертные комиссии: ЭК – экспертные комиссии; ЦЭК – центральные экспертные комиссии;

ЭПК – экспертно-проверочные комиссии; ЭМК – экспертно-методические комиссии; ЦЭПК – центральные экспертно-проверочные комиссии.

ЭК создается в учр-иях для орг-ии и проведения ЭЦД, их отбора на хр. и уничтожение.

Окончат. решение о сроках хр. принимает ЭПК. В рез-те решения образуются четыре гр-ы док-тов: 1. пост. хр. в гос-нных архивах; 2. врем. хр. в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. врем. хр. (до10 лет); 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хр..

Наиб. распр-ным способом проведения экспертизы ценности док-тов яв-ся экспертиза на основе перечней. «Перечни док-тов – это сист-ванные списки док-тов учр-ий, организаций и предприятий, содержащие нормат. указания о сроках хр. док-тов или составе док-тов, прием к-ых на госхр. обязателен». Данная сист. различает два типа перечней док-тов: с указанием сроков хр. и подлеж. пост. хр..

Перечни док-тов с указанием сроков хр. бывают трех видов:

Типовые; (служат для ун-ции сроков хр. однородной типовой док-тации, к-ая образуется в деят-ти всей сист. гос-нных учр-ий. Также применяется в орг-иях и предприятиях независимо от их отраслевой направленности)

Примерные; (перечислены док-ты, подлежащие гос-нному хр., а также подлежащие к уничтожению)

Вед-ые; (содержит сведения о составе док-тов учр-ий одной отраслевой сист.)

Перечни док-тов, подлежащих пост. хр.. Наиболее соврем. перечнем яв-ся «Перечень типовых док-тов, образующихся в деят-ти орг-ии, с указанием сроков хр.» (2000г.)

Этапы проведения ЭЦД

ЭЦД пост. и врем. хр. осущ-ся в делопр. орг-ии ежегодно раб-ми службы делопр. совместно с ЦЕК (ЭК) и ЭК стр-рных подр-ений.

Первый этап ЭЦД проведится в стр. подр-ениях и состоит:

- в отборе док-тов пост. и врем. (свыше 10 лет) хр. для передачи в вед-ый архив;

- в отборе док-тов с врем. сроками хр., подлеж. дальнейшему хр. в стр-рных подр-ениях;

- выделение к уничтож. дел за предыдущие годы, сроки к-ых истекли.

При этом одновр. проверяется кач-во и полнота действ. номенкл. дел орг-ии, прав-ть опр-ия сроков хр., заведенных в соответствии с ном. дел, соблюдение раб-ми стр. подр-ений установленного в орг-ии порядка оф-ния док-тов и форм-ия дел.

Док-ты пост. хр. отбирают на основании вед-ого (при его отсутствии – Типового) перечня док-тов с указанием сроков хр. и ном. дел. Члены комиссии должны полистно проверять дела.

Одновр. с отбором док-тов пост. и врем. (свыше 10) хр. для передачи в архив в стр-рных подр. проводится отбор дел врем. хр. (до 10 лет). В стр. подр-ениях раб-ки делопроиз-ва проводят оф-ние дел и затем сост-ют описи.

След-ий этап ЭЦД связан с сост-ем акта о выделении к уничтожению док-тов, отобранных на первом этапе экспертизы за тот период, за к-ый составлены описи. Выделение док-тов к уничтожению проводится только после того, как были полностью обработаны док. пост. и врем. (свыше 10 лет) сроков хр. и на них составлены описи.

Описи и акты рассм-ся на заседании ЦЭК (ЭК) орг-ии одновр. Одобренные акты утв-ся рук-лем орг-ии. После этого орг-ия имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.