Сист-ия док-ционной инф-ии. Номенкл. дел, ее назначение, виды, общие требования к составлению и оф-нию

Ежегодно в стр-рных подр-ениях орг-ий проводится ЭЦД, в результате к-ой произв-ся отбор дел пост. и долговр. сроков хр. и списание дел, сроки хр. к-ых истекли.

С док-топотоком связаны опр-ные правила учета, обраб. и хр. соотв-их док-тов. Каждый док-т подлежит однократной рег-ии, в результате к-ой ему присв. уникальный рег-ый номер, позв-ий идентифицировать док-т на протяжении всего жизн. цикла.

Док-ты, образующиеся в деят-ти организаций, сист.тизируются в соответствии с номенкл. дел. «Номенкл. дел – это сист-ый перечень дел с указанием сроков их хр., заводимых в орг-ии, и оф-нный в установленном порядке». В номенк. дел включаются все дела, форми-ся в стр-рных подр-ениях и приемных рук-ва.

Номенкл. уточняется ежегодно. В случае значит. изменений стр-ры орг-ии, номенкл. дел разраб-ся заново и соглас-ся с ГАПО.

Номенк. дел, с одной стороны, - это справ., с помощью к-ого обесп-ся сист-ция дел, упоряд-ое хр. и их быстрый поиск. С др. стороны – это пособие для проведения ЭЦД в делопр-ве. И, чем тщательнее она составлена, тем быстрее и эф-ее проходит работа по экспертизе.

Нормат. треб. к составлению ном. дел закреплены в Осн. прав. работы архивов орг-ий, ГСДОУ, Типовой инстр. по делопроиз-ву в мин-ах и вед-ах РФ, Основах Зак-ва РФ об арх. фонде РФ и архивах, в ФЗ Об архивном деле. В этих док-тах сод-тся опр-ие ном. дел, устан-ся виды, порядок их сост., оф-ния и использ.

Виды номенк. дел: типовая, примерная и индивидуальная (для конкретной орг-ии).

Типовая ном. дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроиз-ве однотипных организаций, и яв-ся нормативным док-тов.

Примерная – устан-ет прим. состав дел, заводимых в делопроиз-ве орг-ий, на к-ые она распростр., с указанием их индексов, и носит рекоменд. хар-р.

Типовые и примерные ном. дел исп-ся для составления индивидуальной ном. дел.

Сроки хр. док-тов прост-ся согласно «Перечню типовых упр-ких док-тов» и вед-ым перечням. Каждое стр. подр. имеет выписку из сводной номенк. дел. Док-ты хр-ся в стр. подр., затем форм-ся в дела, к-ые по истечению установленного срока передаются в архив орг-ии.

Акты о выделении к уничтожению дел за предыд. года согласуются с зав. архивом, и утв-ся рук-лем стр-рного подр-ения. Док-ты за соотв-ий период можно уничтожить, только если утв-ы описи дел пост. срока хр. за этот период. Зав. архивом сост-ет сводные описи дел, на все завершенные в делопроиз-ве дела, осуществляет методич. рук-во форм-ия док-тов в дела, несет отв-сть за их сохр., принимает участие в ЭЦД, наход-ся в архиве.

На основании номенкл. дел, исп-ые док-ты гр-ируются в дела, затем сист-ся, сост-ются описи дел пост. хр. и по личному составу. Номенкл. дел яв-ся основным док-том в делопроиз-ве. Номенкл. дел сост-ся в каждом отделе, подпис-ся нач. службы и утв-ся генеральным директором, либо его зам-ем. Номенкл. дел представлена в виде таблицы, к-ая имеет пять столбцов и неопр-ное кол-во строк. Столбцы включают в себя: индекс дела, заголовок док-та, кол-во дел, срок хр. и примечания.