Прием регистрация конфиденциальных документов

Вся поступающая в организацию корреспон­денция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверя­ется количество листов и экземпляров докумен­тов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) до­кументов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылает­ся отправителю.

Регистрации подлежат все поступающие и со­здаваемые документы, а также издания. Эти до­кументы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) – по экземплярно.

Регистрация документов и изданий в ИПС про­изводится отдельно от регистрации несекретной документации.

При незначительном объеме документов и из­даний в зависимости от степени ограничения до­ступа разрешается вести их регистрацию совмес­тно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к ре­гистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, приме­няемого в организации, но в краткой форме, на­пример: "ДСП" - для служебного пользования; "КФД" - конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером это­го документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экзем­пляров производится от последнего номера ра­нее учтенных экземпляров.