Печатание, размножение и рассылка документов

Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецпод­разделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

На первом листе каждого документа указыва­ется количество отпечатанных экземпляров, фа­милия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания докумен­та (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ- дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вме­сте с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтоже­ния записью на копии исходящего документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Под­пись". Технология дальнейшей работы с докумен­тами, находящимися в памяти средств ЭВТ, дол­жна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном ис­полнении, в которых содержатся сведения о доку­ментах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные инфор­мационные карточки и листы учитываются и хра­нятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.

Размножение документов и изданий произво­дится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организа­ции или структурного подразделения. Учет размно­женных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и из­даний производится на основании подписан­ных руководителем организации (структурного под­разделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка документов и дел в другие органи­зации в пределах страны осуществляется, как пра­вило, заказными или ценными почтовыми отправ­лениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представи­телей других организаций производится на осно­вании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания по­мещаются в конверты, либо упаковываются. Ис­пользовать конверты с прозрачными "окошками" для пересыпки этих документов запрещается.

На упаковке указываются адреса и наимено­вания (открытые или условные) получателя и от­правителя, номера вложенных документов с до­бавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фами­лии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Передача документов иностранным учрежде­ниям, организациям, фирмам и их представите­лям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя органи­зации.

Если в документах содержатся сведения, отно­сящиеся к компетенции других организаций, переда­ча их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.