С дел грифа ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.

Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы.

Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. К каком нормативном акте закреплено понятие Государственная тайна»?

2. Даете определение понятия «конфиденциальная информация».

3. Назовите три степени секретности, которые были установлены законом «О государственной тайне».

4. Какими нормативными актами регламентируется порядок отнесения документов к государственной тайне.

5. Какие основные принципы должны быть соблюдены при организации работы с документами ограниченного доступа.

ГЛОССАРИЙ

А

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Б

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы – документы необходимые для ведения бухгалтерского учета и являющиеся письменным доказательством совершенствования финансовых, хозяйственных операций.

В

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ поступивший в организацию.

Г

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Д

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ на машинном носителе – документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документация – совокупность документов по определенному предмету.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Ж

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

З

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

И

Индекс дела, номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) – документ регламентирующий правила приемы и процессы создания, документов и порядок работы с ними в учреждении.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Информационные продукты (продукция) – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Информационные процессы – процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

К

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Н

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

О

Общий бланк - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

П

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Приказ – правовой акт издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Р

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

С

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Т

Табель унифицированных форм документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Типовой срок исполнения документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Ф

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Э

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Ю

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

КРОССВОРДЫ