Формування підсумків в списках

Розглянемо знаходження підсумків на прикладі.

Завдання. Для кожної бригади визначити загальну нараховану суму та середню кількість відпрацьованих днів.

Перед підведенням будь-яких підсумків треба спочатку відсор­тувати список по потрібному полю, тобто по полю Бригада.

Надамо новому Листу ім’я Підсумки. Перенесемо туди значення з Листу Січень та відсортуємо їх. Для цього виконаємо такі дії:

Ø виділімо діапазон A1:H18 на Листі Січень;

Ø виберемо в меню пункт Копировать;

Ø перейдемо на Лист Підсумки і зробимо активною клітинку А1;

Ø в меню Правка виберемо пункт Специальная вставка, встано­вимо перемикач форматы і натиснемо кнопку ОК;

Ø знов увійдемо в меню Правка – Специальная вставка, встано­вимо перемикач значения;

Ø зробимо активною яку-небудь клітинку списку;

Ø в меню Данные виберемо команду Сортировка та виберемо сортування за полями Бригада і П.І.Б. (див. рис. 2.2).

Тепер знайдемо підсумки. Зробимо активною клітинку списку. В меню Данные команда Итоги відкриває вікно Промежуточные итоги (див. рис. 2.4).

У вікні знаходяться 3 списки. Для знаходження загальної нара­хованої суми для кожної бригади виберемо в першому списку поле для угруповання Бригада, в другому – підсумкову функцію Сумма, а в третьому списку поставимо прапорець поруч з полем Одержати. Буде створена структура та знайдені підсумки.

Знову виберемо пункти Данные – Итоги. У вікні Промежуточ­ные итоги в першому списку залишимо без змін елемент Бригада, а в списку Операция виберемо функцію Среднее. В третьому списку зні­мемо прапорець з поля Одержати. і встановимо його поруч з полем Відпрацьовано днів.

Щоб отримати обидва підсумки, знімемо прапорець " Заменить текущие итоги". В результаті знаходження підсумків утворюються рівні структури. Вони дозволяють приховувати або відображувати дані різних рівнів (див. рис. 2.5 – 2.6).

Підсумкові функції знаходять суму, кількість, середнє, макси­мум, мінімум, тощо для всіх вибраних груп.

Рисунок 2.4 – Вікно для завдання підсумків

Рисунок 2.5 – Вікно підсумків

Рисунок 2.6 – Вікно підсумків з даними.

Після виконання команди Данные – Список – Создать список в Excel 2003 утворюється додатковий рядок підсумків під списком. Це дозволяє швидко знаходити загальні підсумки по кожному стовпцю. Кожна клітинка в рядку підсумків містить перелік доступних функцій. Використання інших функцій в цих клітинках неможливо.