Excel пропонує декілька функцій для роботи зі списками. Кожна з цих функцій знаходить інформацію про елементи списку, які задовольняють деяким умовам і має однотипний синтаксис, а саме:
ФУНКЦІЯ (база_даних; поле; критерій)
База_даних – це інтервал клітинок, що утворюють список. В верхньому рядку повинні бути записані заголовки стовпців.
Поле – це заголовок стовпця в лапках, адреса заголовка або його порядковий номер в базі даних. Нумерація стовпців починається з одиниці. Функція використовує вказане поле при розрахунках.
Критерій – це інтервал клітинок, де записані умови для відбору даних. Він повинен містити заголовки стовпців та умови, записані під заголовками. Заголовки стовпців рекомендується копіювати з таблиці.
Якщо умови пошуку задані в таблиці критеріїв в одному рядку, то ці умови зв'язані логічним оператором И, якщо ж умови пошуку задані в різних рядках, то вони пов'язані оператором ИЛИ.