Требования к текстам служебных документов. Элементы текста (4 часа)

Вопросы для обсуждения:

1. Общие требования к текстам документов.

2. Унификация текстов отдельных видов служебных документов.

3. Лексические требования к текстам управленческой документации.

4. Применение общепринятых сокращений слов при создании документа.

5. Язык и стиль служебных документов.

6. Элементы текста: наименование вида документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения.

7. Требования, предъявляемые к оформлению таблиц.

Задания для самостоятельной работы студентов:

1. Определить назначение реквизита «текст документа».

2. Назвать формы унифицированных текстов служебных документов.

3. Изучить требования к официально-деловому стилю.

4. Определить алгоритмы составления документов.

5. Ознакомиться с правилами набора текстов на компьютере.

6. Проанализировать тексты служебных документов из коллекции преподавателя.

7. Рассмотреть требования к оформлению текста в табличной форме.

8. Составить заголовок, аннотацию к тексту, предложенному преподавателем.

9. Составить конспект по корректурным знакам.

10. Отредактировать текст документа по индивидуальному заданию преподавателя.

11. Сделать выписки из ГОСТа, регламентирующего общепринятые сокращения слов.

12. Оформить текст документа, предложенный преподавателем в виде анкеты, связного текста и таблицы.

Методические рекомендации по подготовке к занятию

Изучение темы следует начать с определения «текст документа». Дать характеристику структурным элементам текста, охарактеризовав реквизиты «заголовок к тексту», «отметка о наличии приложения». Перечислить основные требования к текстам служебных документов. Необходимо дать характеристику официально-деловому стилю. Отметить, что тексты документов составляются на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством.

Рассмотреть формы унифицированного текста: связный текст, текст-трафарет, анкета и таблица. Подчеркнуть цель унификации текстов. Структура текста может быть установлена в унифицированной форме документа или определяться требованиями нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов (привести примеры). Проанализировать тексты документов, предложенных преподавателем. Найти ошибки в оформлении реквизитов «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».

Тематика докладов по теме:

1. Официально-деловой стиль служебных документов.

2. Использование общепринятых сокращений в текстах служебных документов.

3. Требования к составлению аннотации к документу.

4. Редактирование текстов служебных документов.

Список источников и литературы

Источники

1. Основные источники

1.1 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

1.2 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

1.3 ГОСТ 7.12–93. Библиографическая запись. Сокращения слов в русском языке. – М.: Госстандарт России, 1995.

1.4 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 2006. – №10.

2. Дополнительные источники

2.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01 июня 2005 г. №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. – №23. – Ст. 2199.

2.2 Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД и ВС РСФСР. – 1991. – №50. – Ст. 1740; 2002. –№50.– Ст. 4926.

2.3 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

Литература

1. Основная литература

1.1 Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

1.2 Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.

1.3 Янковая, В. Ф. Приложения к документам / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – №2. – С. 26–27.

1.4 Чуковенков, А. Ю. Деление текста документа / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2007. – №2. – С. 26–31.

1.5 Каменева, Е. М. Некоторые тонкости оформления приложений / Е. М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2003. – №11. – С. 26–42.

1.6 Чуковенков, А. Ю. Текст документа / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №6. – С. 17–21.

1.7 Чуковенков, А. Ю. Заголовок к тексту / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №5. – С. 23–24.

1.8 Митченко, О. Ю. Требования к рефератам и аннотациям на издание и документы // Секретарское дело. – 2005. – №1. – С. 16–19.

2. Дополнительная литература

2.1 Богоутдинова, Ю. И. Об особенностях официально-делового стиля документов / Ю. И. Богоутдинова // Секретарское дело. – 2000. – №3. – С. 19–21.

2.2 Власенков, А. И. Русский язык: Грамматика. Текст. Стили речи: Учеб. пособие / А. И. Власенков, Л. М. Рыбченкова. – 5-е изд. – М.: Просвещение, 2000.

2.3 Голуб, И. Б. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие / И. Б. Голуб. – М.: Логос, 2002.

2.4 Дулина, Н. Н. Варианты клише в текстах деловых писем / Н. Н. Дулина, С. П. Кушнерук // Секретарское дело. – 2003. – №6. – С. 10–30.

2.5 Колокольцева, Т. Н. Категория точности в текстах деловых документов (на материале актов о наступлении страхового события) / Т. Н. Кольцова, И. В. Колесова // Секретарское дело. – 2002. – №4(29). – С. 21–22.

2.6 Коссов И. А. Юридические термины в служебных документах // Секретарское дело. – 2000. – №1(18). – С. 11–13.

2.7 Котенкова, Н. А. Деловой стиль / Н. А. Котенкова // Секретарское дело. – 2001. – №3. – С. 20–22.

2.8 Котенкова, Н. А. Категория вежливости в деловом письме / Н. А. Котенкова, Т. Н. Колокольцева // Секретарское дело. – 2002. – №3(28). – С. 20–21.

2.9 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

2.10 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

2.11 Рахманин, Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие / Л. В. Рахманин. – 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА-М, 1998.

2.12 Розенталь, Д. Э. Справочник по правописанию и литературной правке / Д. Э. Розенталь. М., 1998.

2.13 Розенталь, Д. Э. Справочник по пунктуации для работников печати / Д. Э. Розенталь. – М., 1984.

2.14 Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П. Н. Денисова, В. В. Морковкина. – М., 1983.

2.15 Сысоева, Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (использование стилей) / Л. А. Сысоева // Секретарское дело. – 2001. – №1(22). – С. 50–54.

2.16 Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

2.17 Чуковенков, А. Ю. Требования к оформлению текста документов / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарское дело. – 2000. – №1(18). – С. 6–8.

2.18 Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004.

2.19 Янковая, В. Ф. Деловой стиль (о специфике языка управленческих документов) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. – 2001. – №4(25). – С. 17–19.

2.20 Янковая, В. Ф. Числительные в деловой речи / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. – 2002. – №3. – С. 23–26.