Состав реквизитов общего бланка. Требования к оформлению, изготовлению и учету бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)" или код по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели";

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита "Название вида документа" на общем бланке отводится свободное место между реквизитами "Наименование организации" ("Наименование структурного подразделения") и ограничительными линиями для реквизитов "Дата" и "Регистрационный индекс".

При разработке, использовании и хране­нии бланков ОРД необходимо

На общих бланках оформляются распоря­дительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также, в ряде случаев, организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоко­лы, справки и др.).

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

В соответствии с Указом Президента РБ от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ» и Законом РБ от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О гос.символах РБ» гос. орга­ны и иные государственные организации обязаны помещать изображение Гос. герба РБ на бланках документов (да­лее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной поли­графии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хра­нится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учет­ные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в орга­низации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале).Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство государственных органов и иных государственных организаций. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказами (распоряжениями) руководителей государственных органов и иных государственных организаций.Учетно-регистрационная форма (карточка, журнал) включается в номенклатуру дел государственного органа и иной государственной организации.Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя государственного органа и иной государственной организации. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформ-ся актом и доводятся до сведения руководителей государственных органов и иных государственных организаций.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии гос-ого органа и иной гос-ой организации док-ов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.