Требования к бланкам документов предприятия

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с

помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс

реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используют формат бумаги

А4 (210x297) и А5 (148x210). Большая часть документов предприятия

составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются

бланки формата А5. Гораздо реже применяются бланки формата А3

(297x420), предназначенные для бизнес–планов, бухгалтерских отчетов,

графиков и т.п. В деятельности предприятия можно выделить два вида

бланков предприятия по сфере применения: бланк для внутренних

документов (приказов, протоколов, решений) и бланк для внешних

документов (писем, справок).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему и

наименование предприятия (Приложение 4).

На бланке для внешних документов указываются: эмблема,

наименование предприятия, почтовый адрес предприятия, банковские

реквизиты, номер контактного телефона, номер телефакса, дата и номер

письма, реквизит "На № ______ от _______", в котором указывается дата и

номер того письма, на которое предприятие дает ответ (Приложение 5).

При подготовке бланков используют продольное и угловое

расположение реквизитов. Продольное расположение заголовочной части

документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль

верхней части с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от

левого и правого поля (Приложение 5).

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение

реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа

(Приложение 5).Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.к.

правый верхний угол используется для указания адреса получателя.

Правая верхняя часть листа может применяться также для других

реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции

руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов,

угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и

центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от

границы левого поля, правый край не выравнивается (Приложение 5). При

угловом центрованном расположении все реквизиты, размещенные в углу

листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа

документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и

середины листа (Приложение 5). Различают следующие виды бланков

организационно–распорядительных документов для организации, ее

структурного подразделения и должностного лица (деление по

назначению):

• общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме

письма);

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются

в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное

должностное лицо имеет право подписи.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) не

используется вместе с гербом;

• код организации по ОКПО или ОКОГУ;

• наименование организации;

• место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение

ограничительных отметок для следующих реквизитов:

• код формы документов по ОКУД;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок текста;

• отметка о контроле.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно

применять при издании в организации большого количества данных видов

документов при разработке этих бланков в общий бланк вносится

реквизиты:

• код формы документов по ОКУД;

• наименование вида документа.

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов

реквизит "место составление или издание документа", должен

оформляться в соответствии с наименованиями объектов

административно–территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться,

если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• код организации по ОКПО, код формы документа по ОКУД;

• ОГРН, ИНН/КПП.

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут размещаться

ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• заголовок текста;

• отметка о контроле.

Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о

почтовом и телеграфном адресе организации. Кроме того, данный реквизит

может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов,

расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве

почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В

бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование

должности" размещается ниже реквизита "наименования организации".

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами,

необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке

партнера или на английском языке. При угловом расположении реквизитов

в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа – на

иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала

печатаются реквизиты на русском языке, а ниже – на иностранном.

Все бланки и документы должны иметь поля (Приложение 4):

левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм (8 машинописных знаков или

ударов); правое – не менее 10 мм.