Делопроизводство на предприятии

Делопроизводство – это деятельность по разработке, учету, систе­матизации и хранению документов для ускорения их поиска и испол­нения. Основу делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами с целью обеспечения документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием.

Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение его элементами-идентификаторами, называемыми реквизита­ми.

Документирование процессов и событий отражает их взаимосвя­зи, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процесса­ми производственно-хозяйственной деятельности организаций в це­лях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематиче­ское документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документ – это материальный носитель с зафиксированной, созданным человеком способом, информацией и реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, опреде­ляющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия; слово или словосочетание, содержащие информацию, дальнейшее разделение которой невозможно без потери смысла.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, и наносимые на типовые бланки и формы типографским или другим способом.

Переменные реквизиты – это символы, вносимые вдокумент в процессе его подготовки и оформления.

Документация – это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппи­рованы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Например, комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистиче­ской и бухгалтерской отчетности, комплекты техни­ческой документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных докумен­тов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хране­ние документации относятся к деятельности, называемой делопроиз­водством.

С производственной и технологической точки зрения делопроиз­водство на предприятии – часть организационно-управленческих процессов, называемых документационным обеспечением управления (ДОУ). С юридической точки зрения делопроизводство на предприятии - это документирование производственно-хозяйственных и трудовых правоотношений.

Существует общее и специальное делопроизводство. Общее делопроизвод­ство охватывает документы, обязательные для любых видов предпри­ятий независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или формы собственности.

Документы общего делопроизводства хранят­ся в папках с названием «Дело». Дело – этопапка с документами, имеющая номер, название, ука­зание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.

В специальное делопроизводство выделяют документы ограни­ченного доступа или характерные только для отдельных видов предприятий. Это может быть конструкторская, технологическая, законодательно-правовая, архивная, социально-культурная и др. документация. Документация специального делопроизводства может быть помещена в папку, сброшюрована или переплетена.

Для учета дел составляется перечень, называемый номенкла­турой. Номенклатура дел предприятия — это систематизированный пе­речень номеров и названий дел, с указанием количества их томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Значительная часть документов на­ходится в движении, образуя документооборот. Документооборот – это движение документов внутри предпри­ятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хране­ния исполненных, но имеющих временную или историческую цен­ность документов. Хранятся документы в архивах. Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспе­чивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

Документирование процесса создания предприятия и орга­низации его производственно-хозяйственной деятельностиявляется основной составляющей документационного обеспечения управления.