double arrow

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация ИПС по документам предполагает в соответствии с ГОСТ 7.50-90 организацию их хранения как в процессе исполнения, так и в архиве организации вплоть до передачи их в ведомственный архив.

8.1. Номенклатура дел

Хранение документов в процессе их исполнения является текущим оперативным хранением; оно организуется с целью обеспечения систематизированного размещения документов, их быстрого поиска и осуществляется путем формирования дел в соответствии с установленной в организации номенклатурой дел.

Независимо от масштаба и структуры любой организации в её делопроизводстве создается индивидуальная (конкретная) номенклатура дел, оформляемая в установленном порядке. Она разрабатывается на календарный год с использованием типовой и примерной номенклатур дел.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом, составляемым для однотипных организаций и устанавливающим для них типовой состав дел, их унифицированные заголовки и единую индексацию. Примерная номенклатура дел является рекомендательной и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Обе упомянутые номенклатуры разрабатываются службами ДОУ министерств и ведомств Российской Федерации и её субъектов.

Создаваемая в делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет функции классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела, определения сроков хранения документов, формирования справочной картотеки исполненных документов; она служит учетным документом при сдаче дел в архив. Кроме того, номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Составление и оформление номенклатуры дел является одной из функций службы ДОУ организации. При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в действующих нормативно-методических документах, основным из которых являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

8.2. Правила составления номенклатуры дел

Основные правила работы архивов организаций[7] устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т. д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.

Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатуры дел[8].

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться не только перечисленными документами. Необходимо изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются устав и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки) и сами документы организации. Методическую помощь организациям могут оказать архивные учреждения. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

номенклатура должна охватывать все документы организации;

формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные.

В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации)[9].

Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники и т. д.).

Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

Форма содержательной части номенклатуры дел

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения и номера статей по перечню Примечание
         
Название раздела
         

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела.

В графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный).

В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п.

Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры - это всегда название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т. д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.

В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например руководство, кадры, рекламная деятельность, документационное обеспечение и т. п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Общим правилом для составления номенклатуры дел организации является её соответствие задачам, решаемым организацией и её структурными подразделениями, а также составу и содержанию документов, образующихся в процессе их деятельности. Очевидно при этом, что номенклатуры дел организации и её структурных подразделений должны соответствовать друг другу.

Номенклатура дел организации должна быть согласована с соответствующей экспертной комиссией организации и с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение; утверждается номенклатура руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, согласовывают номенклатуру дел с экспертной комиссией вышестоящей организации.

Формулировка заголовков дел в номенклатуре должна быть конкретной и четкой, полностью отражающей состав и содержание документов и в то же время исключающей возможность помещения в дела документов, не соответствующих по содержанию и сроку хранения. Систематизация дел внутри номенклатуры должна осуществляться в соответствии со степенью важности и сроком хранения документов. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, отражающий индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах подразделения.

Независимо от того, претерпевает она или нет какие-либо изменения к указанному времени, она ежегодно оформляется заново и утверждается установленным порядком. Номенклатура дел в организации печатается в необходимом количестве экземпляров (три или четыре), обеспечивающем её учет в сводной номенклатуре дел службы ДОУ, использование в рабочем порядке, передачу в ведомственный архив, а при необходимости, и передачу в государственный архив.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется с учетом итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

8.3. Формирование дел

Формирование дел в организации и её структурных подразделениях, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, может осуществляться централизованно или децентрализовано. В первом случае это является функцией службы ДОУ, во втором случае – функцией лиц, ответственных за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать общие правила, а именно:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами. Если приложения имеют большой объем, то они группируются в самостоятельное дело, о чем в документах делается отметка;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения.

Кроме перечисленных общих правил при формировании дел руководствуются следующим. Личные дела формируются в течение всего периода работы (службы) данного лица в организации. Дела с документами учебных заведений, касающиеся организации учебного процесса, формируются не за календарный, а за учебный год.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов внутри дела. Поэтому документы дела должны располагаться в определенном порядке. На практике применяют хронологический, вопросный и нумерационный порядок; кроме того, используют группировку по номинальному признаку внутри одного вида документов, например, приказы, директивы и т.д.

Для группировки переписки используют алфавитный порядок по корреспондентскому признаку.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение и т.п.), рекомендуется группировать в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период работы выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и др. группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2008 г., составленный в 2007 г., должен быть помещен в дело 2008 г.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Независимо от того, какой признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии.

Собственно хранение исполненных документов в сформированных делах в течение определенного времени осуществляется по месту формирования дел до передачи их в архив организации. Дела хранятся в закрывающихся шкафах или сейфах. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагают вертикально в последовательности, соответствующей номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, которая должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа или сейфа.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в течение срока, указанного в номенклатуре, после чего они уничтожаются. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения хранятся по месту их формирования в течение двух и более лет для справочной работы, после чего они передаются в архив организации; дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению руководителя.

В течение года документы из дела могут выдаваться для работы с обязательным вложением на их место листа-заместителя. После окончания календарного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком, с оформлением карты заместителя, помещаемой на место выданного дела. Выдача дел в другие организации осуществляется на основании письменного запроса и разрешения руководителя организации, где дело сформировано и находится на хранении.

По требованию компетентных органов документы могут выдаваться путем изъятия их из дела. В этом случае должно быть предъявлено письменное распоряжение этих органов и дано разрешение руководителя организации на изъятие документа; об изъятии подлинника документа составляется акт, а на место изъятого документа подшивается его заверенная копия.

Толщина дела не должна превышать 4 см, что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей - томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т. е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.

Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т. д.).

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, т. к. документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, то все дело хранится пять лет.

Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков их хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т. п.), независимо от места предприятий в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2000 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные[10]. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Запрещается уменьшать нормативные сроки хранения. Правда, в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий соответствующей отрасли. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями.

Кроме того, с августа 2003 г. в Российской Федерации действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ[11]. Действие этого нормативного акта распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории Российской Федерации.

Положение содержит список документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения. В список включены документы, которые либо соответствуют закону "Об акционерных обществах", либо образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы, например: проспекты эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т. п.

В ряде случаев Положение конкретизирует типовые сроки хранения документов акционерных обществ. Впервые установлен срок хранения списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, как отдельного вида документа, а не как приложения к протоколу собрания. Кроме того, в Положении уточнены сроки хранения бюллетеней для голосования. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов бюллетени должны были храниться до прекращения деятельности акционерного общества. После прекращения деятельности вопрос должен был решаться ЭПК архивного учреждения. Положение установило постоянный срок хранения данного вида документа.

Что касается временных сроков, то акционерным обществам предоставлено право их изменять, но только в сторону увеличения.

Такие изменения обязательно должны быть зафиксированы либо в уставе, либо в иных внутренних документах общества. Срок временного хранения документов может быть также увеличен в случае проведения проверок, возникновения разногласий, следственных и судебных дел, если документы имеют к этому отношение. В этих случаях они хранятся до принятия окончательного решения, если решение принимается после истечения установленного срока хранения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией. Экспертные комиссии определяют конкретные сроки и в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка "До минования надобности". Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.

В графе "Срок хранения" могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новыми", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК", помимо прочего, может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2002 г., исчисляется с 1 января | 2003 г.

При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу "Примечание".



Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: