Порядок согласования документа. Оформление внутреннего и внешнего согласования. Какое количество грифов может быть на документе при внешнем согласовании?

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта под­готовленного документа. Согласование проводится с целью про­верки соответствия содержания текста действующему законодатель­ству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимо­сти от их компетенции. Согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с долж­ностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внут­ри организации (внутреннее согласование).

Реквизит «Гриф согласования» применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается до­кумент (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор МГТС

Подпись М.А. Карпов

26.04.2004

Согласование документа осуществляется с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования ука­зывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 10.01.2004 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством из­дания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/05-09

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут распола­гаться на отдельном «листе согласования», если содержание доку­мента затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается». Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. В реквизит входит подпись визирующего, расшифровка подпи­си (инициалы, фамилия) и дата; при необходимости указывает­ся должность визирующего, например:

Начальник отдела кадров

Подпись И.Н. Сидоров

25.11.2003

Документ визируется исполнителем, должностными лицами, заинтересованными в документе, ответственными лицами финан­совых и экономических служб, юристами, заместителем руково­дителя организации до подписания документа руководителями. При наличии замечаний по документу визу оформляют сле­дующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Попов

13.09.2003

При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органи­зации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается оформлять визы на отдельном листе согласова­ния с указанием, к какому документу этот лист относится: наи­менование документа, его автор, дата и номер.