Реквизиты, оформляющие движение документов. Резолюция, ее значение

В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвует несколько долж­ностных лиц. Их деятельность на этапе каждой тех­нологической операции с документом сопровождает­ся проставлением служебных отметок. Этими отметками фиксируют дату получения, ис­полнения, фамилии исполнителей, постановку докумен­та на контроль и др. Многолетние традиции стандартиза­ции обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе де­лопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Т.о., в процессах движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно про­ставляются следующие реквизиты: отметка о поступлении документа в организацию, включающая дату и регистрационный номер; резолюция отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Процедура подготовки исходящего документа свя­зана с приданием ему официальности и юридической силы. Это достигается использованием бланка органи­зации и оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.

На исходящем документе проставляются также сле­дующие делопроизводственные отметки: ссылка на регистрационный индекс и дату докумен­та; заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Оформление внутренних документов имеет значительные отличия, которые определяются видом документа и порядком регистрации. Например, для распо­рядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, закрепление юридической силы проводится оформлением таких рек­визитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.

В процессе движения внутренних документов оформ­ляются: заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет реше­ние должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации ис­полнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке по­рядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе посту­пившего документа под реквизитом "адресат". В резо­люции указываются: фамилия (или фамилии) исполни­телей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Резолюция является важнейшим реквизитом, обя­зательно фиксируемым при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответствен­ный исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Все эти данные не только влияют на движение документа, но и обязательно используются в процессе информационно-справочной работы.

Практикуется составление резолюции и в виде от­дельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно не­большие бланки (формата А6) с напечатанной типо­графским способом фамилией руководителя, на кото­рых и составляется текст резолюции.

Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ. Печать: ее назначение и виды, требования к изготовлению, порядок проставления на документе.

Реквизитами, удостоверяющими документ являются подпись, печать и гриф утверждения.

Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Подпись — обязательный реквизит любо­го документа, как служебного, так и личного. Реквизит распо­лагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. Должность лица, подписывающего док-т, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, на­пример:

Директор школы № 45 подпись И.И. Воронин

При оформлении документа на бланке организации долж­ность указывается сокращенно, напр.: Директор подпись А.Н. Самойлов

При подписании документа несколькими должностными ли­цами составные части реквизита «Подпись» располагают после­довательно друг под другом в соответствии с занимаемой долж­ностью, например:

Директор института подпись А.Н. Попов

Главный бухгалтер подпись Н.И. Орлова

При подписании док-та несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные орг-ции, их подписи располагаются на одном уровне, напр.:

Директор института Директор школы № 53

Подпись К.Е. Куликов Подпись В.Д. Новиков

Реквизит «Печать». Печати делятся на гербовые (имеющие изображение гос. герба РФ или гербов субъектов РФ), юридических лиц и простые. В негосударственных организациях используют простые круглые печати. На документах, удостоверяющих права орг-ции или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а так­же на документах, предусмотренных государственными правовы­ми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Воспроизведение Гос. герба РФ явл-ся обязательным на печатях всех органов власти. В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. Простые печати м.б. квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. Оттиск печати проставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего док-т, и был хорошо читаемым. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов (бух. док-ты, личные док-ты граж­дан и др.) имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «МП» или надписью: «место печати». Печати хранятся в надёжно запираемых шкафах или сейфах.

Некоторые виды документов, получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчёты, нормативы, перечни, программы, некоторые виды актов. Документ может ут­верждаться должностным лицом или должностными лицами, а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, иници­алов, фамилии и даты утверждения.