Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ

Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Подпись — обязательный реквизит любо­го документа, как служебного, так и личного. Реквизит распо­лагается под текстом док-та или под отметкой о наличии приложений. Должность лица, подписывающего док-т, указывается полностью, если док-т оформлен не на бланке, на­пример:

Директор школы № 45 подпись И.И. Воронин

При оформлении документа на бланке организации долж­ность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.Н. Самойлов

При подписании документа несколькими должностными ли­цами составные части реквизита «Подпись» располагают после­довательно друг под другом в соответствии с занимаемой долж­ностью, например:

Директор института подпись А.Н. Попов

Главный бухгалтер подпись Н.И. Орлова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор института Директор школы №53 Директор школы № 53

Подпись К.Е. Куликов Подпись В.Д. Новиков

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших док-т, а распределение обязан­ностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подпи­савшего док-т, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подпи­сывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федераль­ные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителями организации или по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненными и сторонними организациями, подписываются руководителем, его заместите­лями или руководителями структурных подразделений в соответ­ствии с их компетенцией.

Реквизит «Печать». Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба РФ или гербов субъектов РФ), юридических лиц и простые. В негосударственных организациях используют простые круглые печати. На документах, удостоверяющих права фирмы, организации или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а так­же на документах, предусмотренных государственными правовы­ми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов (бухгалтерские документы, личные документы граж­дан и др.) имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «МП» или надписью: «место печати».

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

личная подпись Н.В. Петров

12.06.2004.