Характеристика реквизитов, наносимых на документ, в ходе его обработки, движения и исполнения

В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвует несколько долж­ностных лиц. Их деятельность на этапе каждой тех­нологической операции с документом сопровождает­ся проставлением служебных отметок. Этими отметками фиксируют дату получения, ис­полнения, фамилии исполнителей, постановку докумен­та на контроль и др. Многолетние традиции стандартиза­ции обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе де­лопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Т.о., в процессах движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно про­ставляются следующие реквизиты: отметка о поступлении документа в организацию, включающая дату и регистрационный номер; резолюция, отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Процедура подготовки исходящего документа свя­зана с приданием ему официальности и юридической силы. Это достигается использованием бланка органи­зации и оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.

На исходящем документе проставляются также сле­дующие делопроизводственные отметки: ссылка на регистрационный индекс и дату докумен­та; заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Оформление внутренних документов имеет значительные отличия, которые определяются видом документа и порядком регистрации. Например, для распо­рядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, закрепление юридической силы проводится оформлением таких рек­визитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.

В процессе движения внутренних документов оформ­ляются: заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.