2015-09-06
1869
Текст док-та выражает содержание управленч. действия. Он может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст док-та должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленч. действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.
Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон допускает "в необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах РФ, наряду с государственным языком РФ, может вестись на языках субъектов РФ на территориях их компактного проживания". Только на русском языке текст составляется при направлении документов: в фед. органы гос. власти субъектов РФ; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именным существительным в имен. падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф — строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.
Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на след. странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание.
Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из 2 частей: основания, в которые излагают причины составления док-та, факты, события, дают описание возникшей ситуации и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в 1 ее части формулируют причины обращения или создания док-та, а во второй — просьбу.
Текст док-та делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в док-те абзацным отступом; абзацы связного текста не нумеруют.
Допускается составление текстов док-тов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др. Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соотв. составных частей более крупного деления.
К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации — краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем.
Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, используемых в неизменном виде. В официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые.
Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов — заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для переменной информации.
Реквизит «заголовок к тексту» представляет собой краткое содержание текста документа. Его наличие сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок м. отвечать на вопросы: о чём? О ком? Или чего? Кого? Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется.
Реквизит «Отметка об оформлении приложений» располагается под текстом и может быть оформлен двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ содержит приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров, например:
Приложение: Проект учебного плана для школьников на 2 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №).
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к Приказу ректора института
от 15.06.2003 № 184
Приложение подписывается исполнителем и руководителем.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Например, приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч» от 09.09.2002 № 3-2/155 и приложение к нему, всего на 4 л. в 2 экз.
Слово «приложение» всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов.
