Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Администрация – органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность.
Адресат – 1) Получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.
Акт – 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).
Анкета – 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу "вопрос – ответ".
Аппарат управления – 1) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.
|
|
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.
Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.
Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.
Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы
оформления и др.
Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.
Гарантийное письмо – 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые применяет получатель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.
|
|
Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.
Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.
Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Доклад – 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документация – совокупность документов по определенному предмету.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Должностное лицо – работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок к тексту документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.
Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления.
Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.
Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
|
|
Копирование документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.
Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.
Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль
Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
|
|
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов установленных правилами документирования.
Переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи международными организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).
Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.
Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.
Письмо – 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение – 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Постоянная часть реквизита, документа – неизменяемая часть реквизита документа, бланка документа, наносимая при изготовлении.
Почтовый адрес – условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений.
Пояснительная записка – документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).
Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.
Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.
Регистрация документа – фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.
Регламент – правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.
Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.
Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.
Решение – 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).
Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.
Система документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система организационно-распорядительной документации – система документации, фиксирующая решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для справки с приложением к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.
Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.
Справка – 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.
Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).
Текст документа – информация, зафиксированная каким-либо
типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее части.
Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.
Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементной телеграфной сети.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.
Трафаретный текст – унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.
Указ – правовой акт, издаваемый Президентом Российской федерации.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.
Учредительный документ – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.
Факсограмма (Факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Формат бланка документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемый для создания документов.
Штамп – вид печати прямоугольной формы.
Штатное расписание – перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.
Электронное сообщение – документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Содержание
Предисловие 2
I. Документирование управленческой деятельности 3
1.1 Нормативно-методическая база документационного
обеспечения управления 3
II. Оформление управленческих документов 6
2.1 Требования к оформлению обязательных реквизитов документов 7
2.2 Требования к оформлению дополнительных реквизитов
документов 14
2.3 Бланки документов 24
2.3.1 Виды бланков 25
2.3.2 Расположение реквизитов на бланках 28
2.3.3 Форматы бланков 30
III. Основные системы документации в
управленческой деятельности 30
3.1 Оформление организационно-правовой документации 31
3.2 Оформление плановой документации 45
3.3 Оформление распорядительной документации 52
3.4 Оформление справочно-информационной документации 66
3.5 Оформление отчетной документации 76
IV. Перечень нормативных актов по оформлению
документов 80
4.1 Законы Российской Федерации 80
4.2 Указы и распоряжения Президента Российской Федерации 81
4.3 Постановления Правительства Российской Федерации 81
4.4 Ведомственные нормативные акты 82
4.5 Государственные стандарты 83
4.6 Международные стандарты 84
4.7 Классификаторы технико-экономической и социальной
информации 85
4.8 Нормативные акты города Москвы 85
4.9 Инструкции по делопроизводству 86
Список рекомендуемой литературы 88
Приложения 90