Телефонограмма

Предназначена для передачи сообщений и оперативной информации устно по каналам телефонной связи (записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и тому подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограм­мы применяют в пределах действия местной телефон­ной связи, их используют, когда устное сообщение по телефону требует документального оформления. Обычно этим способом передают несложные сооб­щения — приглашения, повестки дня.

Реквизиты телефоно­граммы: название учреждения - автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего теле­фонограмму, номер его телефона, наименование орга­низации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его теле­фона, дата и номер телефонограммы, текст (не пре­вышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фами­лия и инициалы.

При составлении телефонограмм следует придер­живаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно вы­говариваемых и редко произносимых слов; инфор­мация д. быть краткой и срочной.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих до­кументов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефоно­грамма в одном экземпляре. При передаче телефонограммы необходимо про­верить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется пе­редавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней состав­ляется список на рассылку с указанием номеров те­лефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан оз­накомить с ее содержанием всех должностных лиц, ко­торым предназначалась полученная информация.