Особенности оформления телеграмм и телефонограмм

Телеграмма предназначена для передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Используют в тех случаях, когда необхо­дима более быстрая (по сравнению с почтой) до­ставка док-та получателю.

Виды: По адресату: обыкновенные, правительственные, пресса, международные.

По сроку доставки: обычная (6 часов), срочная (3 часа), молния (1 час).

По специальным пометам: простая, информацией особого сведения (с оплаченным ответом, заверенная, с уведомлением о вручении или доставки).

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистра­ционный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес орга­низации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дату.

Текст телеграммы печатают без абзацев и перено­са слов. Текст телеграммы отличается так называе­мым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов, частиц (кроме частицы "не"), с сокращенными знаками препинания: ТЧК, ЗПТ, КВЧ, ДВТЧ, СКБ, НР. Все цифровые данные пишутся словами, не используются сложные предложения. Необходима только конкретная информация, отражающая сущность вопроса. Сочетание букв и цифр допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

В управленческой практике текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами че­рез два интервала без абзацев и переноса слов. Текст телеграммы заканчивается номером теле­граммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатает­ся фамилия (без инициалов и указания должнос­ти) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежа­щая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и про­писными буквами) печатают наименование и по­чтовый адрес организации-отправителя, наимено­вание должности, инициалы и фамилию должно­стного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Телеграммы визируются в соответствии с приня­тым в организации порядком. Под­пись заверяется печатью. Первый экземпляр теле­граммы направляется на телеграф, второй - под­шивается в дело.