Требования к составлению и оформлению протокола. Порядок оформления выписки из протокола. Анализ образца протокола

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсужде­ния вопросов и принятия решений на совещаниях, конферен­циях, собраниях и при других формах работы коллегиальных органов.

На коммерческом предприятии составляются протоколы за­седаний совета директоров (учредителей), протоколы общих со­браний акционеров, кредиторов и т.п.

Протоколы м.б. 3-х видов: краткие, полные, стенографические.

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и др. записей сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками. Текст протокола д.б. подготовлен не позднее 3-х дней после дня заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом лис­те бумаги, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата заседания; регистрационный номер документа (в тече­ние календарного года), место составления или издания документа (город), заголовок к тексту (вид коллегиальной работы и наименование кол­легиального органа).

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Например: «Протокол заседания совета директоров»

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная в свою очередь подразделяется на постоянную и пере­менную. В последней части пишутся с большой буквы слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Фамилии присутствующих коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке. Если в составе коллегиального органа более 15 членов, то указывается общее количество при­сутствующих, а в скобках — «регистрационный лист прилагает­ся». Регистрация приглашенных дополняется указанием (наря­ду с фамилией и инициалами) должности и наименованием орга­низации. В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их ко­личества. Вводная часть протокола заканчивается словами «По­вестка дня». Вопросы повестки дня нумеруются арабскими циф­рами, пишутся с красной строки и располагаются по степени важности и сложности. Каждый пункт повестки дня отвечает на вопрос «о чем?». Например: «Об успеваемости студентов в десятом семестре»

Основная часть протокола содержит разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») по каждо­му вопросу повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня. С красной строки пишут инициа­лы и фамилию докладчика в именительном падеже, ставят тире и с большой буквы начинают излагать содержание доклада (со­общения). Если текст доклада представлен докладчиком или за­стенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Док­лад прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки в именитель­ном падеже пишут инициалы и фамилии выступающих, а после тире с большой буквы — содержание выступления. Если высту­пающий предоставляет текст выступления, то после тире указы­вается: «Выступление прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформляются также вопросы и ответы, пишут ини­циалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.

Завершающая часть протокола по каждому вопросу повестки начинается словом «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Отражает решение по принятому вопросу..

Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то он должен быть приложен к протоколу.

При выборах в протоколе указываются результаты голосова­ния по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом дела­ется запись после первой части протокола.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Если для ведения собрания избирался президиум, то протокол подписы­вают и члены президиума. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны все­ми, присутствовавшими на заседании. Протоколам присваива­ются порядковые номера в пределах календарного года отдель­но по каждой группе. К протоколу подшиваются пред­ставленные на рассмотрение материалы: справки, проекты, док­лады и т.п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся посто­янно. Датой протокола является дата проведения заседания.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относяще­гося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, ввод­ную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из сло­ва "Верно", указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициа­лов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью служ­бы делопроизводства.