Докладная записка относится к информационно-справочной документации. Этот документ используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.
Виды: По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.
Выделяют внутренние и внешние докладные записки. Внешние - направляются за пределы организации. Внутренняя создается по инициативе работника или заданию его руководителя.
|
|
Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для номера (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.
Специальные бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а используют для этого обычную бумагу. При этом воспроизводят информацию бланка, то есть указывается название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, название вида документа (докладная записка), дата, индекс, место составления.
Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя.
Докладные и объяснительные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они м. б. в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители стр. подразделений. Но состав реквизитов, порядок их расположения и правила оформления являются едиными для всех документов.
Внутренняя докладная и объяснительная записки должны содержать сведения об авторе документа. Как правило, они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.
При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.
|
|
Внутренние докладные и объяснительные записки могут быть адресованы руководителям структурных подразделений
Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые сотрудниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей в связи с возникающими в процессе производственной и трудовой деятельности отношениями, конфликтными ситуациями, должностными проступками и др. В деятельности кадровых служб широко применяются объяснительные записки, составляемые при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях.
Оформляется объяснительная записка по тем же правилам, что и докладная. Текст содержит разъяснения должностного лица по конкретной ситуации.