Предисловие

Последняя треть XX столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному обществу, в услови­ях которого основная масса работающих занята в сфере ин­формационной деятельности, а главным продуктом производ­ства и товаром является информация¹. В настоящее время ин­формация стала важнейшим ресурсом и приобрела стратегиче­ское значение. Вполне закономерно современное общество за­частую называют информационным.

Весьма значимым практически-политическим подтвержде­нием наступления новых мировых реалий явилась встреча на рубеже тысячелетий, в июле 2000 г., на Окинаве лидеров вось­ми наиболее развитых стран мира, принявших «Хартию гло­бального информационного общества». В этом документе суть новой экономики и нового общества видится в широком ис­пользовании информационных и телекоммуникационных тех­нологий, благодаря которым люди по-иному живут, работают и учатся, а государство получает возможность по-новому взаимодействовать с гражданами.

Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глу­бокие социально-политические и экономические преобразова­ния, развернувшиеся в нашей стране в 1990-е гг., — с другой, создали предпосылки для быстрого её вхождения в мировое информационное пространство. В наступившем столетии бу­дущее России во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направ­лении.

К примеру, в цене микропроцессора только 2-3 % составляет стоимость сырья. Всё остальное образует информация.

Документоведение

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших ин­формационных технологий многократно усиливает это влия­ние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично разви­той личностью, современный человек должен обладать доста­точно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процес­сов, основ работы с документами является неотъемлемой ча­стью информационной культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управле­ния— на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т. д. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад и представляющее сложную систе­му. В самом общем виде под управлением понимается созна­тельное, систематическое, упорядоченное воздействие субъек­та управления (управляющей подсистемы) на социальный объ­ект (управляемую подсистему) с целью обеспечения ее эффек­тивного функционирования. Это воздействие осуществляется с помощью информационно-документационной подсистемы.

Документирование информации, её поиск, обработка, хра­нение, передача требуют значительных финансовых, матери­альных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, ор­ганизаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для качествен­ной работы с документированной информацией требуется зна­чительное число профессионально подготовленных специали­стов. Не случайно к настоящему времени более чем в 70 вузах России развернулась подготовка кадров высшей квалифика­ции — документоведов.

В государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования Российской Федерации, ут-

Предиакмвие

верждённом 14.03.2000 г. для специальности 350800 «Доку­ментоведение и документационное обеспечение управления», содержится несколько десятков учебных дисциплин, котор«ле необходимо изучить для получения квалификации «докумен-товед». К числу важнейших общепрофессиональных дисцип­лин относится документоведение.

Однако знание документоведения необходимо не только специалистам, работающим с оперативной управленческой до­кументацией, но также и архивным, библиотечным, музейным работникам, сотрудникам информационно-аналитических и других служб, имеющим дело с самой различной информацией и документацией. Между тем в настоящее время ощущается острый дефицит учебников, учебно-методических пособий, в которых бы раскрывались теория и история документа и доку-ментационных процессов в обществе, всесторонне рассматри­валась бы связь теории и практики работы с документами.

Предлагаемое учебное пособие написано с учётом новей­ших научных достижений в области документоведения и смежных научных дисциплин. В процессе его подготовки ав­тор опирался на многолетний опыт преподавания курса доку­ментоведения в Томском государственном университете и его филиалах. В переработанном виде в эту книгу вошло основное содержание первой части учебного пособия по документове-дению, изданного автором в 2000 г. в Томске. Был использовш также опыт преподавателей-документоведов ряда вузов России и Ближнего Зарубежья, получивший отражение в научно-методических статьях, учебниках и учебно-методических по­собиях Н. Б. Зиновьевой, М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецовой, Н. Н. Кушнаренко, Ю. Н. Столярова и некоторых других авто­ров. Основные использованные источники и литература пр«-водятся в примечаниях к тексту и в конце каждой главы. Мно­гие из этих изданий могут быть рекомендованы для более пу-бокого ознакомления с отдельными теоретическими и практи­ческими вопросами документоведения.

Глава 1

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА

1.1. Предмет и задачи •

Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными доку­ментами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, про­ездной билет, кассовый чек при покупке товара в магазине и т. п. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в запис­ной книжке, конспектируем лекции, любуемся картинами, храним фотографии, читаем книги, журналы, газеты, покупаем видеокассеты с фильмами, компакт-диски с музыкальными за­писями и т. д. Всё это тоже суть документы. Они сопровожда­ют человека с первого и до последнего дня его жизни (свиде­тельство о рождении, аттестат об окончании школы, свиде­тельство о браке, пенсионное удостоверение и т. д.). Документ; является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества. По мне--нию некоторых учёных-документоведов, в обществе действуем закон документационного оформления социально значимых] событий. При этом в качестве социально значимых могут вы^ ступать не только события государственные, общественно^ политические, но и сугубо личные, семейные. $

В человеческом социуме постоянно создаётся и находится а^ обращении огромное количество самых разнообразных доку-3 ментов. Этот процесс можно сравнить с действующим вулка-| ном, из жерла которого непрерывным потоком вытекает лава,| которая постепенно замедляет своё движение, останавливает-^

10 1

Документоведение как научная дисциплина

ся а затем застывает. Примерно то же самое происходит и с документами. Вначале идёт интенсивная, но внешне обычно малозаметная работа по их подготовке, составлению, согласо­ванию, удостоверению. Потом документы, обретя закончен­ный вид, а в необходимых случаях и юридическую силу, вы­ходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это — оперативная среда существования документов.

Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачи­вать оперативные качества и значимость, подобно вулканиче­ской лаве «застывать», т. е. оседать в архивах и переходить, таким образом, в ретроспективную среду, обретая преимуще­ственно историко-культурную ценность. В литературе приво­дятся, в частности, сведения о том, что наиболее интенсивное использование документированной управленческой информа­ции приходится на первые шесть месяцев после её возникно­вения. Затем оперативная ценность документов быстро убыва­ет и уже через полтора года после их создания достигает ми­нимума. Полное же отключение документов от процесса управления продолжается ещё примерно около четверти века¹.

Продолжая сравнение с вулканом, извержение которого учёные стараются, помимо прочего, ещё и прогнозировать, следует заметить, что документы также поддаются определён­ному прогнозу и моделированию. Их можно проектировать, при необходимости планировать количественный и качествен­ный состав. Иначе говоря, у документов есть ещё и перспек­тивная (прогностическая) среда.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание до­кументов, их движение и хранение подчиняются определён­ным закономерностям. Первоначально это понимание находи­ло закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практиче­ские приёмы обобщались, анализировались и постепенно ста-

Автократов В. Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. Т. 6. Ч. 1. М.₍ 1976. <~40.

п

Документов едение

новились обязательными правилами и нормами, получая за крепление в официальных законодательных и нормативи актах. Таким образом, практическая деятельность, постепенно»^ накопление эмпирического материала стимулировали теор ческое осмысление вопросов, связанных с функционированием^ документов в обществе. В результате зародилась научная щю»Щ циплина документоведение.

Объектом документоведения являются как отдельные до кументы, так и вся совокупность документов в обществе, т. е. все виды, разновидности, жанры и формы документов, т также все системы и подсистемы документации, простые пк! сложные комплексы документов. --щ

Тесная связь с практикой обусловила структуру предметаЦ документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретиче-с^ ской и 2) прикладной. Теоретическое документоведение занв-. мается изучением документа как социального феномена, вы»- ^ лением закономерностей его происхождения и функциониро­вания, исследованием его функций, свойств, структуры, осо-» бенностей документной коммуникации и т. д. Прикладное до-. кументоведение изучает отдельные типы и виды документов и> документной деятельности с целью оптимального использова­ния документированной информации в коммуникационных процессах.

Объект и предмет документоведения в совокупности пре­допределили его разделение на две основных тесно связанных между собой составляющих — общее и специальное докумен­товедение. Общее документоведение (Ю. Н. Столяров пред­ложил назвать его документологией) исследует все создавае­мые и функционирующие в обществе документы, независимо от их принадлежности к той или иной конкретной документ­ной системе, комплексу, виду и т. п.

Специальное документоведение изучает отдельные, особые информационно-документационные системы, состав и функ­ционирование которых обусловлены теми или иными функ­циями либо признаками документа (например, управленческие документы, вторичные документы, тиражированные докумен­ты, архивные документы и т. д.). Кроме того, специальное до­кументоведение занимается исследованием отдельных этапов

Документоведение как научная дисциплина

документно-коммуникационной деятельности (создание, по­иск, хранение документированной информации и т. д.), а также отдельных видов документов, закономерностей их функцио­нирования в социальной коммуникации (чертежи, патенты, книги, карты, кинодокументы и т. д.).

Общее документоведение (документология) и специальное документоведение самым тесным образом взаимосвязаны, по­скольку в их основе лежит фундаментальное, основополагаю­щее представление о документации как единой системе. В то же время различное функциональное предназначение доку­ментов, разные условия их бытования, особенности склады­вавшейся на протяжении столетий практики работы с доку­ментами обусловили существенное обособление, формирова­ние и относительно самостоятельное существование целого ряда специальных документоведческих дисциплин, таких как делопроизводство, архивоведение, библиотековедение, биб-лиографоведение, патентоведение, археография, историческое источниковедение и других.

Объединяющим моментом, присущим для всех составляю­щих документоведения, является не только объект изучения, но и общий для них исторический метод познания. Этот метод особенно важен в общем документоведении.

Поскольку именно общее документоведение (документоло­гия) даёт ключ к пониманию всех других составляющих науки о документе и документной деятельности, постольку в центре настоящего учебного пособия находятся проблемы, которыми занимается теоретическое документоведение.

Круг вопросов, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются:

— закономерности образования документов;

— способы их создания;

— функции, свойства, признаки, структура документа;

— формуляр документа;

— классификация документов;

закономерности складывания и функционирования сис­тем документации, их качественный и количественный анализ;

бытование документа в социальном времени и простран­стве;

Документоведение

— особенности документной коммуникации;

— общие принципы и методы организации работы с доку­ментами;

— пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи '_: этой научной дисциплины:

— теоретическое обоснование документационных процес­сов в обществе, выявление закономерностей и тенденций функционирования документов в социуме;

— формирование высокоорганизованной информационной.-среды, т. е. обеспечение общества качественной документиро­ванной информацией и создание условий для эффективного ей функционирования в оперативной, ретроспективной и прогно- _; стической среде;

— развитие, совершенствование информационной культу­ры человека.