Основные технологии и средства копирования и размножения документов

Процесс документирования обычно связан с необходимо­стью копирования и размножения составленных документов. По оценкам американских специалистов, объём копироваль­ных работ в офисе составляет в настоящее время 23 % всего объёма работ с документами (64% приходится на печать и 13 % — на функции факса)².

В древности и в средние века операции копирования и раз­множения осуществлялись путём переписывания документов от руки. Изобретение книгопечатания позволило в массовом порядке размножать информацию. Однако новый способ был невыгоден для получения небольшого количества копий. По­этому и после изобретения книгопечатания ещё длительное время в учреждениях продолжали трудиться многочисленные переписчики.

С целью ускорить и облегчить процесс копирования с на­чала XIX столетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). «Устройство для получения копий писем и доку­ментов» запатентовал в 1806 г. англичанин Р. Веджвуд. В изо­бретённом им устройстве тонкая бумага пропитывалась сини­ми чернилами, а затем высушивалась между двумя листами промокашки. Полученную таким способом «копирку» можно было подкладывать под лист бумаги при письме и получать его копию. Начавшийся в конце XIX века массовый выпуск

¹ Левин В. И. Указ. соч. С. 201-203.

² Известия. 2003.18 марта.

Способы и средства документирования

пишущих машин привёл к появлению чёрной копирки, близ­кой по качеству к современной. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа. Была изобретена полиэтиленовая копирка, позволяющая получать 15-20 чётких оттисков одновременно. В настоящее время для пропитки ко­пировальных бумаг используются примерно те же красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в Х1Х-ХХ веках целого ряда оригинальных технологий копиро­вания и тиражирования документов и соответствующих средств репрографии¹ и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирова­ния относились следующие:

— фотографический — один из давних способов копиро­вания. Он даёт высокое качество, однако является дорогим и длительным по времени, вследствие сложности процесса обра­ботки фотоматериалов. Фотокопирование производится как с помощью обычных фотоаппаратов, так и с использованием специальной фототехники. В частности, в конце XX века в России был изобретён реставрационный архивный фотоаппа­рат, позволяющий копировать тексты документов, считавших­ся ранее невосстановимыми. С его помощью, к примеру, уда­лось прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных при рас­копках в Кремле ещё в 1843 г.

Разновидностью фотокопирования является микрофотоко­пирование (микрофильмирование) — изготовление фотографи­ческим способом микроформ, т. е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Для этого также используются обычная и специальная фототехника. У истоков микрографии стояли англичане Д. Гершель и Д. Стюарт, предложившие ещё ^в 1853 г. хранение документов на микроскопических негати­вах. Во время осады Парижа прусскими войсками в 1870 г. фо­тограф Р. Дагрон сумел наладить связь столицы с департамен­тами с помощью почтовых голубей, переносивших микроко-

Репрография (от лат. ге — приставка, указывающая на повтор-^Ное Действие, ргойисо — произвожу и греч. %гарко — черчу, пишу, Рисую) — обобщенное название процессов копирования документов.

Документоведение

пии ёмкостью свыше 70 тыс. слов. С 1930-х гг. в ряде стран началось создание крупных национальных страховых фондов микрокопий наиболее ценных документов¹. Для микрофиль­мирования используется обычно Ъ5-мм или \6-мм рулонная фотопленка.

Разновидностью микрокопирования является микрофиши-рование — запись фотографическим способом информации на плоскую фотографическую пленку стандартного размера А6 (105x148 мм). Изображение обычной страницы текста А4 (297x210 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фик­сируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартной микрофише размещается 98 уменьшенных изо­бражений обычных страниц текста. Однако разработаны тех­нологии, позволяющие размещать на микрофише до 270 изо­бражений страниц.

Имеющаяся в настоящее время аппаратура записи и вос­произведения информации с помощью микрофиш позволяет, в частности, осуществлять съемки печатного текста на микро­фишу с производительностью 1500-2000 документов в час (15 микрофиш). Необходимо, правда, иметь в виду, что чтение микрофиш, микрофильмов, равно как и других полученных та­ких способом копий возможно лишь с помощью увеличитель­ной аппаратуры;

— диазографический метод (светокопирование) — исполь­зуется обычно при копировании болынеформатной чертёжно-технической документации на специальную светочувствитель­ную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу. Начало изго­товлению диазографических копий было положено в 1842 г. в Великобритании;

-— термографическое копирование (термография) — осу­ществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальную термореактивную бумагу, либо через термокопи­ровальную бумагу— на обычную бумагу. В основе лежит принцип облучения документа интенсивным потоком тепло-

¹ Гельман-Виноградов К. Б. Пространственная одиссея докумен­тов как глобальное явление // Отечественные архивы. 1992. №6. С. 25-26.

Способы и средства документирования

инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передаётся термореактивной бумаге;

__ электрографическое копирование (ксерография) — впервые было предложено россиянином Е. Е. Гориным в 1916 г. В настоящее время является наиболее распространён­ным. Оно основано на использовании эффекта фотопроводи­мости полупроводниковых материалов, способных удерживать красящий порошок (тонер) на заряженных участках. С помо­щью электрографических копировальных аппаратов, которые обычно называют ксероксами (по названию аппаратов англий­ской фирмы Капк Хегох), в мире изготавливается свыше поло­вины всех копий. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые докумен­ты. Причём в процессе копирования возможно масштабирова­ние и редактирование документов;

— цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). По мнению некоторых специалистов, это — ти­хая революция в документировании. Цифровой копироваль­ный аппарат, состоящий из сканера, микропроцессора, запо­минающего устройства, дисплея и лазерного принтера, позво­ляет копировать не только быстро и качественно, но и полу­чать копии лучше оригинала¹.

Копировальная техника экономически выгодна для получе­ния ограниченного количества копий (до 25 экземпляров). Од­нако в процессе управления, в сфере образования, бизнеса, банковской сфере и т. д. очень часто необходимо размножать документы тиражом в 50-100 и более экземпляров. До недав­них пор с этой целью использовали традиционные методы оперативной полиграфии— гектографическую (спиртовую), офсетную (ротапринтную), трафаретную (ротаторную) пе­чать, известные ещё со второй половины XIX столетия. Одна­ко в силу разных причин (невысокое качество продукции, сложное в обращении и громоздкое оборудование и т. п.) эти методы уходят в прошлое.

На смену им, начиная с 1980-х гг., приходит электронот-рафаретная печать (ризография) как наиболее оперативный и

¹ Бройдо В. Л. Указ. соч. С.ЗЗ.

Документоведение

перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуще­ствляется с помощью цифровых множительных аппаратов — ризографов (производятся японской фирмой Шзо Казаки Согр.), а также дупликаторов (производство фирмы Оир1о). В этих аппаратах соединены сканер, лазер для подготовки печат­ной формы и трафаретный печатный механизм для получения оттиска. Такие аппараты высокоэкономичны, имеют большую производительность, высокое качество изображения, непри­хотливы к качеству бумаги, экологически чисты. Они позво­ляют осуществлять тиражирование непосредственно с компь­ютера (со скоростью до 130 оттисков в минуту), напоминая ра­боту с обычным лазерным принтером¹. Эти аппараты фактиче­ски могут заменить типографию.

Для массового размножения документов используются раз­личные полиграфические способы печати, самыми совершен­ными из которых являются так называемые высокая и глубокая печать, используемые для массового тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции.

Первые опыты создания печатного текста с наборной формы относятся ещё к середине XI века и связаны с именем китайца Би Шэна. Однако лишь в середине XV столетия немецкий изо­бретатель И. Гутенберг сумел сконструировать печатный ста­нок, открывший новый этап в документировании и передаче информации. Изобретение книгопечатания сразу же позволило резко увеличить объёмы и скорости тиражирования, качество и технологичность документов — книжной продукции.

Технологии механического печатания основаны на исполь­зовании разного рода печатающих механизмов и инструмен­тов. С созданием в 1814 г. печатной машины развитие книго­издания получило новый мощный импульс, положив начало современной полиграфии.

Развитие полиграфии породило многочисленные виды и разновидности документов: книги, брошюры, газеты, журна­лы, плакаты, афиши, открытки, листовки, этикетки, бланки и многие другие.

¹ Седова О. Л. Размножаем документы // Секретарское дело. 1999. №1. С. 50-51.

Способы и средства документирования

* * *

Подводя итог характеристике способов и средств докумен­тирования, можно заключить, что используемые в настоящее время системы документирования являются результатом дли­тельного и непрерывного процесса их развития и совершенст­вования— от простейших ручных способов и орудий для письма до сложных автоматических комплексов составления, редактирования и размножения документов. Арсенал этих спо­собов и средств в настоящее время чрезвычайно разнообразен. Они позволяют быстро, качественно и относительно недорого создавать практически любые документы.

В конечном счёте, многообразие систем документирования позволяет фиксировать на материальных носителях всю ос­новную информацию, необходимую в настоящее время для функционирования человеческого общества.