2015-09-06
212
отдела администрации области подпись С.В. Хабаров
В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.
Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” установил порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью.
Реквизит 23 – гриф согласования документа.
Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово “СОГЛАСОВАНО”, должности руководителя и наименования организации, с которой согласовывают документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Письмо министра связи
30.11.2000 № 12 18.11.2000 № 12/34-09
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.
Реквизит 24 – визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.
Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:
