Начальник

юридического отдела личная подпись М.Л. Гринберг

05.09.2004

Такое оформление облегчает работу с документом специали­стам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе – при контроле качества подго­товки документа и его оформления, руководителю – при под­писании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизвод­ству (по работе с документами) или регламентируются распоря­дительным документом первого руководителя. Проекты инст­рукций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структур­ных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник

юридического отдела личная подпись М.Л. Гринберг

05.09.2004

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Реквизит 25 – оттиск печати. Заверение документов печатью организа­ции – особый способ их удостоверения, подтверждения юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факт расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по ок­ружности — наименование организации. Воспроизведение Госу­дарственного герба Российской Федерации обязательно на печа­тях центральных органов власти, центральных органов федераль­ной исполнительной власти, на печатях иных органов государст­венной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещает­ся на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федера­ции размещается на печатях органов представительной и испол­нительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федера­ции”. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами – федеральными законами, нормативны­ми актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирмен­ная печать, которая приравнена к гербовой – в центре раз­мещается эмблема организации или аббревиатура ее наимено­вания, по окружности – полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих по­рядок создания и деятельность организаций различных орга­низационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.б, ст.2 Федерального закона “Об акционерных обществах”: “Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его на­хождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации”.

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом “М.П.”. Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами (прил. 9).

Реквизит 26 – отметка о заверении копии. Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с ней копии с помощью копировального аппарата. Если изготавливается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита “подпись” слово “Верно” с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты. Например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	В.С. Соловьев
05.10.2004

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ пред­ставляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов – секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение до­кументов.

Реквизит 27 – отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита “подпись” и печата­ется от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специали­стом, который непосредственно готовил данный документ. Например: