С.С. Сидоркин

709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печа­тала текст документа.

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного отчета, проведение переговоров, достижение устного соглашения) и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ. Например:

Подготовлен приказ № 13 от 27.01.2004

В дело 01-04

Подпись

Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом углу нижнего поля входящего документа должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной систем обработки документов.