Требования к изготовлению документов

Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 ин­тервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора меж­строчных интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе оформления документа сводятся к следующему:

1. От границы левого поля печатают:

– реквизиты “заголовок к тексту”, “текст” (без абзацев), “от­метка о наличии приложений”, “фамилия исполнителя и номер его телефона”, “отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело”, наименование должности в реквизитах “под­пись”, “гриф согласования”, заверительные надписи “верно”;

– слова “примечания” и “основание”, если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, “ПРЕДЛА­ГАЮ”; в протоколах слова: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “РЕШИЛИ”.

2. Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

3. Отступив 32 печатных знака – реквизит “адресат”.

4. Отступив 40 печатных знаков – реквизиты “гриф ограни­чения доступа к документу” и “гриф утверждения”.

5. Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите “подпись”.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – тек­стовые редакторы, которые имеют существенные отличия в сво­их функциональных возможностях.

Текст документа